Le modalità con cui le organizzazioni ricevono informazioni e dati cambia continuamente. Sono sempre di più le informazioni che vengono scambiate ogni anno, attraverso molteplici canali. Ciò rende difficile acquisire rapidamente e accuratamente i dati necessari.
Non c'è da meravigliarsi se esistono molteplici strumenti che consentono alle organizzazioni di identificare ed estrarre le informazioni chiave dai documenti in arrivo. Ma per stare al passo con il flusso di dati, gli strumenti di acquisizione devono evolversi insieme ai processi organizzativi.
Per capire in che direzione deve andare l'acquisizione dei dati, dobbiamo capire come si è evoluta nel tempo partendo dall'inizio del secolo.
Le Soluzioni per il Riconoscimento dei Caratteri Sono Sempre più Evolute
Indubbiamente, una delle funzionalità più importanti tra i molteplici strumenti di acquisizione di informazioni è quella relativa al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
Anche se le origini di tale strumento risalgono all'inizio del XX secolo, è una tecnologia che ha ottenuto un successo concreto negli ultimi 20 anni.
Con la capacità di acquisire l'immagine scansionata di un documento e riconoscere le parole su una pagina, ha aperto la porta a importanti guadagni in termini di efficienza e ha ridotto sensibilmente la dipendenza dalla carta.
In combinazione con Internet, la tecnologia OCR è stata ottimizzata e i campi di applicazione per lo strumento si sono moltiplicati.
Allo stesso modo, altre tecnologie di acquisizione hanno trovato basi più solide nel XXI secolo per aiutare nell'identificazione dei documenti e nell'acquisizione dei dati.
L’Optical Mark Recognition (OMR) è utilizzato per determinare una selezione da un elenco di opzioni (check box e similari) e il riconoscimento del codice a barre (utilizzato per recuperare i dati dai codici a barre presenti su un documento); le due funzionalità sono utilizzate in tutto il mondo per eliminare le attività manuali dai processi di acquisizione.
Non solo velocizzano i processi, ma li rendono anche più precisi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti.
Gli ultimi 20 anni hanno anche visto l'ascesa di un tipo di tecnologia che supera i limiti delle tecnologie sopra elencate. Ad esempio, il software per il riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR) è stato sviluppato per leggere automaticamente informazioni scritte a mano.
In precedenza, era compito di un dipendente rivedere determinati moduli o documenti compilati a mano.
Adesso è il momento di andare oltre i limiti degli strumenti attuali. Gli strumenti di acquisizione sopra elencati sono molto efficienti e hanno molteplici utilizzi, ma l’obiettivo di tali tecnologie si limita all’estrazione dei dati senza sapere occuparsi dello step successivo.
Per andare oltre la crescente marea di informazioni, le soluzioni per l’acquisizione devono diventare ancora più intelligenti.
Acquisizione Intelligente dei Dati: Facciamo Lavorare i Dati per Noi
L'ultimo e più grande vantaggio nel mondo dell'acquisizione è arrivato sotto forma di tecnologia di acquisizione intelligente.
Sfruttando gli strumenti sopra menzionati e combinandoli con automazione e intelligenza artificiale, queste soluzioni - come Brainware - acquisiscono e smistano documenti cartacei ed elettronici in arrivo; estraggono e verificano accuratamente le informazioni che contengono; li integrano con le altre applicazioni aziendali principali per aggiornarle e avviare i processi organizzativi.
L'acquisizione intelligente non si ferma alla lettura dei dati; utilizza infatti una tecnologia avanzata per garantire una maggiore precisione in ogni fase del processo, aumentando il livello di automazione e riducendo ulteriormente i punti di contatto con i dipendenti.
Come la mente umana, gli strumenti di acquisizione intelligenti utilizzano il riconoscimento di modelli, non template, per riconoscere e interpretare determinate informazioni all’interno di un documento.
Per questo motivo, gli strumenti apprendono nel tempo, diventando più efficienti e richiedendo meno feedback da parte del personale.
A differenza di altri strumenti dello stesso ambito, l'acquisizione intelligente non richiede che le informazioni siano perfette. Lo strumento è in grado di capire quando le informazioni in arrivo sono scritte in modo errato o leggermente modificate nel contenuto ma continuano a corrispondere ai sistemi aziendali principali. In passato, quel tipo di lavoro spettava interamente a una persona.
Per prendere il controllo all’interno del caos di informazioni in cui molti di noi si trovano ogni giorno, la tecnologia di acquisizione deve essere più intelligente.
Non dovrebbe solo essere in grado di leggere i documenti che arrivano all’interno delle organizzazioni, ma dovrebbero anche sapere cosa fare con le informazioni che contengono. Questo è il modo migliore non solo per soddisfare le esigenze di oggi, ma anche per prepararsi al futuro.
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