Il 2019 è appena cominciato, e, come sappiamo, nell'Economia Digitale moderna, l’unica costante è il cambiamento. Secondo il Connectivity Benchmark 2018:
Oltre il 75% degli IT Manager Affermano di non Essere Riusciti a Consegnare tutti Progetti Richiesti dall'Azienda nell'Ultimo Anno.
I 650 IT Manager coinvolti nella ricerca affermano che il proprio carico di lavoro aumenta in modo costante (almeno del 27% rispetto all'anno precedente), mentre budget e risorse rimangono, nei casi più fortunati, stabili.
La maggior parte delle aziende elabora quotidianamente numerosi contenuti: documenti come fatture, reclami, ordini di acquisto, fascicoli, contratti, etc..., in breve, tutti i documenti fondamentali per condividere informazioni con personale, clienti, fornitori e partner.
I processi aziendali legati a questi documenti si sono digitalizzati in quasi tutte le aziende. Sicuramente avrai già installato in azienda una soluzione di ECM (Enterprise Content Management), un software di Gestione Documentale che ti permette di acquisire, organizzare, archiviare in formato digitale e condividere informazioni critiche.
Sul mercato troviamo moltissime soluzioni di questo tipo. Solo per citarne alcune: Alfresco, SharePoint, OpenText, Filenet, Documentum, Docuware, Laserfiche, Docushare, Nuxeo.
Queste soluzioni aiutano sicuramente la gestione dei documenti all'interno dell'azienda, ma risentono anche di grosse limitazioni.
La maggior parte delle aziende semplicemente sposta quella che un tempo era la normale gestione manuale del cartaceo ad una equivalente gestione dei documenti digitalizzati. Restano però le stesse inefficienze, errori, tempo perso in attività a basso valore aggiunto che potrebbero essere automatizzate.
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Gestione Documentale o Automazione dei Processi? Differenze fra Gestione Documentale Tradizionale (ECM) e TCM / Content Services.
Non c’è dubbio che il panorama stia cambiando, e le soluzioni di Gestione Documentale di nuova generazione offrono funzionalità che vanno oltre la semplice gestione centralizzata dei documenti digitali tipica delle soluzioni ECM.
Il TCM (Transactional Content Management), anche chiamato "Content Services", è la nuova generazione di soluzioni di Gestione Documentale che consentono non solo di centralizzare la gestione dei documenti digitali, ma anche di automatizzare completamente processi aziendali complessi che coinvolgono una grande quantità di documenti.
Facciamo alcuni esempi:
- Gestione Contabilità e Finanza: le soluzioni TCM estendono le funzionalità del tuo sistema ERP, per una condivisione efficiente della documentazione critica con altri dipartimenti e uffici, e per l'automazione di processi come il ciclo di fatturazione attivo / passivo.
- Gestione Risorse Umane: le soluzioni TCM estendono le funzionalità dei sistemi HR, consentendo di accedere facilmente ai documenti e alle informazioni sui dipendenti per migliorare i processi di recruiting, onboarding, accettazione policies aziendali e offboarding.
- Gestione dei Contratti: le soluzioni TCM consentono di ottimizzare la gestione dei contratti (come contratti con i fornitori, contratti di lavoro, contratti NDA) snellendo ogni fase del processo, rendendo tutte le attività più efficienti e sicure.
- Altri Processi Aziendali: le soluzioni TCM consentono di gestire in modo più semplice ed efficiente tutti i processi aziendali che coinvolgono documenti, come: gestione qualità, progetti, acquisti, commesse, cantieri, comunicazioni con gli enti (con RPA).
Andiamo più in profondità e cerchiamo di capire le potenzialità di una piattaforma di Transactional Content Management e quali vantaggi possa apportare all'interno dell’ecosistema aziendale, facendo alcuni esempi concreti.
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Alcuni Esempi di Attività Complesse che Possono Essere Automatizzate
Vediamo allora, per fare un esempio concreto, alcune delle aree e dei processi che possono essere automatizzate grazie a OnBase, la soluzione TCM Leader Gartner (la principale multinazionale di consulenza indipendente, ricerca e analisi nel campo dell'Information Technology), oltre che da Forrester Research e da G2 Crowd.
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A) Semplificazione dei Processi dell'Area Contabilità e Finanza
Aumento del volume delle fatture, maggiore complessità dei processi e pressioni continue per fare di più con meno risorse: questa è la realtà attuale per gli uffici di contabilità.
Molte aziende hanno:
- Un sistema ERP / software gestionale (come ad esempio SAP o Microsoft Dynamics);
- Un sistema separato per la gestione dei documenti.
Questa divisione comporta il dover passare continuamente da un sistema all'altro, inserendo manualmente i dati per tenerli aggiornati sui diversi sistemi, con alto rischio di errore e soprattutto inefficienze a livello di processo, con il personale che si deve occupare di data entry invece che di attività ad alto valore aggiunto.
Con OnBase possiamo invece automatizzare completamente i processi di contabilità. Se prendiamo, ad esempio, la gestione delle fatture, OnBase consente:
- ↘ Cattura e Classificazione Automatizzata delle Fatture
OnBase acquisisce qualsiasi tipologia di documento, dalle immagini scannerizzate ai documenti elettronici, e li centralizza in un archivio digitale per l’elaborazione, quindi li classifica automaticamente (ad esempio, tramite riconoscimento tramite codice a barre, identificazione di un’immagine, identificazione di una parola/frase). Una volta classificati, i documenti possono passare alla fase successiva di estrazione dei dati. - ↘ Estrazione Automatizzata dei Dati delle Fatture
La raccolta di dati ed informazioni importanti è un processo aziendale cruciale, e molto spesso viene svolto manualmente. L’attività di revisione di ogni documento e la gestione manuale dei dati all'interno dei vari sistemi aziendali comporta molto spesso degli errori. Una volta acquisiti e classificati i documenti, OnBase consente l’estrazione automatica delle informazioni, riconoscendo anche dati stampati a mano o codici a barre. - ↘ Convalida e Condivisione Automatica dei Dati delle Fatture
Una volta acquisiti i dati, essi vengono convalidati prima di essere condivisi con gli altri software aziendali. I dati estratti e convalidati possono essere inoltrati e aggiornati automaticamente, per esempio, sul software gestionale (come SAP, PeopleSoft, Infor Lawson, Oracle, JD Edwards e Microsoft Dynamics), il software CRM o il portale di gestione clienti / fornitori. Tutti i dati relativi alla contabilità possono essere inseriti e aggiornati automaticamente sui diversi sistemi.
Le informazioni verranno sempre condivise automaticamente con tutti gli utenti che ne hanno bisogno, sia interni all'azienda (ad esempio a manager o al team di contabilità per approvazioni, modifiche o rifiuti) che esterni (ad esempio revisori o creditori).
Con OnBase è inoltre possibile: accedere in modo immediato a documenti di pagamento correlati, come ricevute e bolle di consegna; standardizzare regole aziendali all'interno dei flussi di lavoro contabili; limitare l’accesso a determinati documenti a personale specifico secondo le esigenze aziendali; automatizzare la conservazione dei documenti e tenere traccia dell’Audit Trail; condividere in modo semplice e sicuro la documentazione con fornitori e clienti.
Non è quindi più necessario condividere le informazioni critiche tra diversi software, utenti o diverse sedi aziendali. I software ERP, di gestione finanziaria, CRM, etc...dell'azienda saranno sempre aggiornati automaticamente, eliminando in questo modo l’immissione manuale di dati o di informazioni chiave, con relativi errori ed inefficienze.
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B) Semplificazione dei Processi dell'Area HR - Gestione Risorse Umane
Un'altra area paper-intensive dell'azienda è da sempre quella legata alla gestione del personale. Una gestione ottimale dei processi relativi ai dipendenti è vitale per il successo di qualsiasi azienda.
OnBase offre una soluzione per la gestione del ciclo di vita completo dei dipendenti, ottimizzando lo svolgimento delle attività amministrative e creando un ambiente centralizzato per la gestione di ogni processo relativo ai dipendenti come recruiting, onboarding, formazione, premi, ferie etc...
Inoltre, la soluzione consente di automatizzare altre attività essenziali come l’approvazione di policy e la gestione di sicurezza e conformità.
OnBase si integra con il software HCM (Human Capital Management) dell’azienda, consentendo all'area HR di recuperare documenti e dati dei dipendenti senza necessità di abbandonare l’interfaccia del sistema utilizzato abitualmente. Offrendo accesso immediato alle informazioni attraverso il software HCM, OnBase:
- ↘ Gestione e Protezione File Dipendenti
Con OnBase è possibile non solo eliminare il cartaceo con la digitalizzazione dei documenti relativi ai dipendenti, ma anche proteggere le informazioni personali, semplificando la conformità dei criteri di conservazione. OnBase semplifica la raccolta e la conservazione della documentazione relativa al personale, fornendo completa trasparenza della documentazione mancante nei diversi fascicoli, con la possibilità di impostare regole personalizzate per la conservazione e di abilitare avvisi quando i documenti non sono più conformi al criterio di conservazione. - ↘ Gestione Policies Aziendali
Con OnBase è inoltre possibile creare policies ad hoc secondo le esigenze aziendali e assicurarsi che ogni dipendente le abbia visionate ed accettate, contribuendo quindi a garantire conformità e riducendo al contempo attività amministrative associate quali archiviazione, copia e invio documenti. Il software consente alle aziende di semplificare creazione e approvazione delle policy monitorando automaticamente aggiornamenti e revisioni. Attraverso un’interfaccia user-friendly, OnBase centralizza tutti i documenti, video di training e altri contenuti relativi alle policy, consentendo al team HR di: inviare rapidamente email contenenti i link alle policy a tutti i dipendenti o a gruppi specifici; modificare le policy, notificando al contempo tutti i dipendenti interessati, velocizzando l’intero processo e riducendo quindi il rischio di errori o sviste; ricevere notifiche in caso di non conformità, per risolvere eventuali problematiche prima di un controllo esterno. - ↘ Gestione del Processo di Selezione e Assunzione Dipendenti
Selezione e assunzione sono due fasi fondamentali per la tua azienda. Ecco perché OnBase si integra perfettamente con i sistemi HR più importanti, incluso sistemi di human capital management (HCM) e sistemi di human resources information (HRIS). Digitalizzando i processi relativi ad acquisizione e archiviazione dei documenti, il team HR è libero da qualsiasi tipologia di attività manuale basata su carta. Con tutte le informazioni centralizzate in unico archivio digitale, il team HR può: accedere a qualsiasi informazione necessaria in qualsiasi momento; dedicare più tempo alla scelta del candidato migliore piuttosto che all'organizzazione di tutti i documenti; creare proposte di assunzione con template personalizzati, accelerando il processo di assunzione. - ↘ Gestione dei Processi di Onboarding dei Dipendenti
I nuovi dipendenti devono essere liberi di preoccuparsi di ciò che conta di più: fare il lavoro per il quale sono stati assunti. Senza una chiara comprensione delle attività, dei documenti e degli strumenti di cui hanno bisogno, il rischio è che la frustrazione prenda il sopravvento e i processi si complichino più del dovuto. Un onboarding gestito male rischia di compromettere da subito la reputazione aziendale agli occhi del nuovo dipendente, oltre che di causare problemi di conformità. L’automazione dei processi di onboarding aumenta la visibilità da parte del team HR e centralizza la gestione delle informazioni. La soluzione di onboarding di OnBase consente l’eliminazione del cartaceo e migliora il servizio HR offerto ai dipendenti, assicurando che siano pronti ad affrontare con tranquillità il primo giorno di lavoro. - ↘ Gestione dei Processi di Offboarding dei Dipendenti
Che si tratti di dimissioni o di licenziamento, è necessario inoltre che il team HR segua i processi relativi all'offboarding e completi tutte le fasi della checklist relativa all'uscita dall'azienda del dipendente. Sfruttando OnBase, è possibile automatizzare il processo di offboarding: garantire che le attività della checklist siano completate in modo tempestivo; notificare la contabilità sulle modalità di elaborazione dello stipendio finale; dare istruzioni relative a quali benefici continuerà ad avere il dipendente e per quanto tempo; ridurre di ogni tipologia di rischio, assicurandosi che il dipendente non abbia più accesso ad applicazioni e informazioni aziendali oltre che fisicamente alla struttura dell’azienda.
Con OnBase è inoltre possibile: ridurre al minimo il training necessario per la formazione degli utenti; fornire un servizio migliore rispondendo rapidamente alle richieste dei dipendenti; concentrarsi su iniziative ad alto valore per l’azienda come la fidelizzazione dei dipendenti e lo sviluppo professionale; garantire processi HR più veloci, chiari e trasparenti.
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C) Semplificazione dei Processi legati alla Gestione dei Contratti
OnBase consente di sfruttare un unico ambiente in cui poter gestire, archiviare, condividere e modificare documenti e dati all'interno del ciclo di vita del contratto, dalla richiesta all'approvazione e dalla scadenza al rinnovo.
La soluzione è in grado di supportare molteplici tipologie di contratto, compresi contratti con i fornitori, contratti di lavoro, contratti NDA (non-disclosure agreement) e relativi processi.
La soluzione OnBase per la gestione dei contratti consente di: acquisire e archiviare in sicurezza i contratti e i documenti a supporto; creare contratti dinamici su richiesta sfruttando una libreria di clausole incorporata; fornire al personale legale una visione a 360 gradi di informazioni, task, attività e della corrispondenza relativa al contratto; automatizzare revisione, approvazione ed esecuzione (anche la firma digitale) dei contratti; ricevere notifiche per scadenze e rinnovi automatici; garantire conformità tenendo traccia di tutte le interazioni.
Alcuni vantaggi della soluzione di Contract Management offerta da OnBase:
- Riduzione delle tempistiche del ciclo di contratto e riduzione dei costi operativi (minimizzando il tempo dedicato alla ricerca di informazioni e all'invio manuale dei documenti);
- Informazioni dettagliate sullo stato dei contratti e sul work-load del personale, in modo da capire dover poter migliorare i processi;
- Riduzione del rischio di mancate scadenze attraverso una gestione pro-attiva delle date critiche nei contratti;
- Accesso sia da remoto che da mobile in modo da ridurre al minimo eventuali ritardi nella gestione dei contratti;
- Ottimizzazione degli investimenti esistenti collegando i contratti ad altri sistemi di registrazione.
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D) Semplificazione di Altri Processi Aziendali
Abbiamo appena visto come OnBase consenta di automatizzare e semplificare alcuni processi complessi come quelli dell'area contabilità e finanza e risorse umane, fino alla gestione di molteplici tipologie di contratto.
OnBase in realtà consente di gestire in modo più semplice ed efficiente tutti i processi che coinvolgono documenti, come: gestione qualità, progetti, acquisti, commesse, cantieri, comunicazioni con gli enti (con RPA).
Soluzione Pronta all'Uso, Senza Bisogno di Sviluppo Software
Fin dall'inizio, OnBase è stato sviluppato per offrire soluzioni modulari, personalizzate e intuitive da utilizzare. La piattaforma è stata progettata per essere amministrata da figure professionali senza un background da sviluppatore software.
È infatti possibile personalizzare la piattaforma utilizzando semplici menu a discesa, caselle da spuntare e pulsanti di opzione.
OnBase combina le funzionalità necessarie per gestire contenuti e processi in un'unica piattaforma, consentendo all'amministratore di sistema di creare soluzioni personalizzate per più dipartimenti all'interno dell'azienda con estrema semplicità.
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Perché Scegliere OnBase? Le Valutazioni di Analisti IT e Clienti
OnBase è Leader nelle Analisi di Gartner e Forrester Research
Gartner, organizzazione leader mondiale nella consulenza indipendente, ricerca e analisi nel campo dell'Information Technology, ha premiato OnBase come leader nella categoria "Content Service Platforms (CSPs)", definita come:
Un insieme di servizi in una suite di applicazioni e prodotti integrati che consentono di sfruttare diverse tipologie di contenuti per adattarsi alle esigenze di ogni dipartimento aziendale.
Secondo Gartner:
Le recensioni dei clienti in merito alla piattaforma OnBase sono state molto positive soprattutto in termini di funzionalità; è stata molto apprezzata l’integrazione con sistemi ERP come SAP.
OnBase viene considerato Leader anche nell'analisi di Forrester Research, agenzia di consulenza indipendente sui temi delle nuove tecnologie, nella categoria "Enterprise Content Management Transactional Content Services".
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OnBase Leader G2 Crowd: Cosa Pensano le Aziende che Utilizzano OnBase
G2 Crowd è la piattaforma per la recensione di software aziendali leader a livello mondiale; raccoglie e analizza più di 450.000 recensioni per guidare l'utente verso l'acquisto dei prodotti migliori sul mercato.
Se l'opinione degli analisti è sicuramente importante, l'opinione degli utenti che utilizzano tutti i giorni il software è ancora più significativa.
Sulla base di queste recensioni, G2 Crowd ha stilato una classifica dei migliori software ECM che avessero queste caratteristiche fondamentali:
- Archiviazione di grandi volumi di contenuti e tipologie di file;
- Ricerca semplice delle informazioni;
- Collaborazione e condivisione dei documenti;
- Integrità e la sicurezza dei dati.
Il quadrante rappresenta la classifica delle soluzioni ECM in base a: quota di mercato e dimensioni del vendor.
La piattaforma OnBase si è posizionata come primo player tra i leader; è la piattaforma che ha ricevuto il più alto numero di recensioni positive dagli utenti.
Dal report stilato da G2 Crowd, è possibile fare un paragone tra le varie piattaforme sulla base di determinate caratteristiche.
Vediamo il confronto tra OnBase di Hyland, IBM FileNet Content Manager, Alfresco Content Services e OpenText ECM
I parametri presi in considerazione sono:
- Soddisfazione dei requisiti dei progetti;
- Facilità di utilizzo;
- Facilità di setup / implementazione;
- Process Automation (Capacità di automazione dei processi aziendali).
Come vediamo nell'immagine, OnBase ha ottenuto il punteggio totale più alto, mantenendo sempre una media di 8.0 per le caratteristiche selezionate; inoltre, registra le percentuali di soddisfazione maggiori in Process Automation (9.2) e Meet Requirements (8.5).
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Differenze Principali fra OnBase e SharePoint: Quale Soluzione Scegliere?
Quali sono i criteri con cui si dovrebbe scegliere una piattaforma per la gestione documentale dell'azienda? Non hanno tutte funzionalità molto simili?
Recentemente abbiamo sentito un paragone molto interessante:
“Confrontare SharePoint e OnBase è come paragonare Microsoft Word ed Excel. Potresti redigere un curriculum con Excel, ma non lo fai perché Word offre capacità migliori per questa tipologia di attività. Al contrario, per creare una tabella, è molto più probabile utilizzare Excel piuttosto che Word, che ha funzionalità più limitate per questo specifico task”.
SharePoint è un ottimo software, ma ciò che distingue OnBase, il suo punto di forza, è la capacità non solo di gestire i documenti, ma anche di automatizzare i processi dell'azienda.
Mentre SharePoint conserva i documenti all'interno di cartelle, OnBase automatizza i processi che richiedono quei documenti.
SharePoint non è stato progettato per essere uno strumento di automazione dei processi, e richiede applicazioni di terze parti e componenti aggiuntivi per garantire la totalità delle funzionalità di una piattaforma ECM. OnBase invece copre l'intero ciclo di vita della gestione di documenti e contenuti aziendali in un’unica piattaforma.
Le due soluzioni sono state sin dall'inizio pensate per esigenze diverse e possono essere utilizzate insieme: l’integrazione fra OnBase e SharePoint:
- Consente agli utenti di accedere ai contenuti salvati sui diversi software aziendali (SharePoint e software ERP SAP o Dynamics, ad esempio) attraverso un’unica interfaccia, eliminando la necessità di accedere e dover riscrivere manualmente i dati su più applicazioni;
- Consente di automatizzare i processi di business utilizzando i documenti salvati su SharePoint.
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Caratteristiche e Vantaggi di OnBase
↪ Estremamente Semplice da Utilizzare e Personalizzare, senza Necessità di Sviluppo Software
Con la continua evoluzione degli ambienti di business, l’unica costante è che i software utilizzati nelle aziende continueranno ad aumentare per ottimizzare processi e incrementare l’efficienza.
Tuttavia, con un numero sempre crescente di applicazioni, la problematica principale diventa integrare i diversi software, oltre che personalizzarli in base alle esigenze specifiche dell'azienda.
OnBase è una delle soluzioni ECM più semplici e veloci da integrare, grazie alle oltre 500 integrazioni già pronte con tutti i principali software aziendali.
OnBase è inoltre stato creato per essere amministrato da figure professionali senza un background da sviluppatore software. È infatti possibile personalizzare la piattaforma utilizzando semplici menu a discesa, caselle da spuntare e pulsanti di opzione.
↪ Soluzione Integrata con i Software Aziendali che già Utilizzi tutti i Giorni
Proprio per favorire la semplicità di utilizzo, che è il suo punto di forza principale, OnBase è pre-integrato con più di 500 sistemi ERP, CRM, HR, BPM, e Finance, da JD Edwards a Infor Lawson, da SAP e PeopleSoft, a tutta la suite Microsoft (Word, Excel, Sharepoint, Outlook etc...).
Potrai quindi utilizzare tutte le funzionalità di OnBase direttamente all'interno di queste applicazioni che già utilizzi ogni giorno.
Le integrazione plug-and-play di OnBase consentono agli utenti di svolgere il proprio lavoro in maniera più efficiente, oltre a garantire una rapida indicizzazione dei documenti, l'acquisizione automatica delle informazioni, l'utilizzo delle informazioni in processi di business automatizzati, che eliminano il rischio di errori o di mancato rispetto di requisiti di conformità e policies aziendali.
↪ Un'Unica Soluzione Centralizzata e Modulare per la Semplificazione dei Processi Aziendali
OnBase è una soluzione unificata costituita da singoli componenti modulari.
Possiamo paragonare questi moduli a tanti piccoli mattoncini di lego, che combinati assieme, consentono di realizzare soluzioni personalizzate fino al minimo dettaglio per rispondere alle specifiche esigenze del tuo reparto, della tua azienda e del tuo settore.
L’obiettivo è quello di creare una soluzione che si adatti perfettamente alle esigenze della tua azienda: è possibile scegliere moduli e funzionalità che meglio si adattano alle esigenze aziendali, magari automatizzando un singolo processo (ad esempio il ciclo di fatturazione attivo / passivo) per poi estendere la soluzione ad altre aree / processi di business.
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Approfondimenti e Maggiori Informazioni
La soluzione OnBase apre nuove possibilità che fino a poco tempo fa sembravano impossibili con i software di gestione documentale tradizionali. Automatizzando attività manuali ripetitive, OnBase consente di:
- Incrementare Efficienza e Accuratezza dei Processi: un processo automatizzato è in grado di eseguire attività ripetitive molto più rapidamente rispetto a una persona, e senza "sviste" ed errori;
- Garantire Automaticamente Sicurezza e Conformità: l’accesso protetto ai dati riduce drasticamente il rischio di data breaches ed esposizione di informazioni sensibili. Il sistema permette inoltre di gestire processi di approvazione complessi, indirizzando automaticamente determinati documenti agli utenti che ne hanno necessità, identificando e verificando tutti i documenti correlati.
- Ottimizzare il Lavoro del Personale: spesso ci dimentichiamo che il "Capitale Umano" si chiama capitale perché è l'asset più importante in ogni Azienda. OnBase consente al personale aziendale di concentrarsi su tipologie di attività ad alto valore aggiunto, automatizzando i processi manuali ripetitivi.
Se vuoi approfondire caratteristiche e vantaggi della soluzione OnBase:
⏩ Scarica la brochure e gli approfondimenti su OnBase
⏩ Richiedi una Demo Gratuita di OnBase, personalizzata sulle esigenze della tua Azienda
Per qualsiasi domanda, dubbio o curiosità, scrivi qui sotto la tua domanda e ti risponderemo subito!
