L’acquisizione dei dati è stata oggetto di problematiche per la maggior parte delle organizzazioni, motivo per cui Ephesoft ha sviluppato nuove funzionalità che saranno implementate nella nuova versione della piattaforma.
L’Importanza dell’Acquisizione Flessibile dei Contenuti
Diversi fattori come molteplici versioni dei moduli o scarsa qualità nella scannerizzazione dei documenti possono influire negativamente sul layout.
Quando entrano in gioco questi fattori, l’estrazione dei dati basata su template non riesce a far fronte a queste problematiche.
Secondo un sondaggio AIIM effettuato su circa 300 intervistati, più di un quarto delle organizzazioni utilizza moduli e documenti che contengono dati come parte chiave del processo di business.
Ciò include processi che sono stati automatizzati con strumenti come sistemi RPA e applicazioni BPM.
- Il 26% delle organizzazioni fa affidamento su moduli e documenti non digitali per processi aziendali chiave.
- Il 42% delle organizzazioni che utilizza moduli per l’invio di informazioni e domande riceve almeno la metà di tali moduli stampati.
Piattaforma per la Cattura Intelligente
Il workflow della piattaforma Ephesoft Transact segue i seguenti step. Il contenuto si sposta dal punto della reale acquisizione del documento – sia come parte del workflow di un sistema esterno sia come azione standalone – fino al punto in cui i documenti elaborati e i metadati associati sono indirizzati verso la destinazione finale o verso lo step successivo del processo.
Le novità della piattaforma riguardano l’aggiunta di funzionalità relative all’estrazione dei dati, che sono incentrate principalmente su Intelligent Character Recognition (ICR) e su Optical Mark Recognition (OMR).
La funzionalità ICR converte le immagini di testi stampati in file con formato editabile e/o ricercabile. Adesso, sono presenti motori ICR innovativi che si basano su cloud e machine learning.
OMR acquisisce i dati da elementi del form come ad esempio caselle da spuntare e risposte a scelta multipla. Con il rilascio di Ephesoft Transact 2020.01 Feature Pack, gli utenti finali saranno in grado di configurare le regole per l’estrazione dei dati non strutturati e il rilevamento delle firme dall’interfaccia utente Admin di Transact, senza costi aggiuntivi.
5 Fattori per il Successo di un Progetto di Digital Transformation
Secondo il report PTC sulla Digital Transformation, i decision maker affermano che tra i principali vantaggi riscontrati è presente un miglioramento dell’efficienza operativa, in particolare un time-to-market più rapido con nuovi prodotti e servizi e una riduzione del gap tra le aspettative dei clienti e la delivery dell’azienda.
Di seguito sono riportati i 5 elementi principali di un progetto di trasformazione digitale di successo per quanto riguarda l’acquisizione di dati da documenti stampati.
1. Origine del Documento
Per prima cosa, è necessario prendere in considerazione l’origine del documento. Con che modalità stiamo ricevendo un determinato documento? Questo aspetto varia, ma è importante conoscerlo per il workflow complessivo e il tasso di successo o accuratezza del progetto di estrazione automatica dei dati.
Potrebbero essere documenti inviati via fax o via email oppure potrebbero essere immagini di form che sono caricati su un portale aziendale tramite snapshot da un dispositivo mobile.
Ephesoft Transact supporta l’acquisizione di dati da tutte le fonti menzionate sopra; inoltre, anche l’applicazione mobile può essere incorporata nell’app dell’azienda tramite SDK o può essere utilizzata in modo nativo per acquisire dati sul momento.
2. Sicurezza
Il secondo fattore da considerare per una trasformazione digitale di successo è relativo ai requisiti di sicurezza dell’organizzazione.
Esistono requisiti di sicurezza specifici per l'accesso o l'integrazione con le applicazioni cloud pubbliche? D'altra parte, il motore ICR out-of-the-box di Ephesoft Transact può essere implementato in locale o in un cloud privato.
3. Complessità e Variazione
Ephesoft Transact sfrutta coppie di Key-Value (o KV) per identificare ed estrarre informazioni da documenti non strutturati. Questo significa che l’applicazione cerca una particolare tipologia di testo che rappresenta la chiave, quindi trova il valore corrispondente in base alla relazione tra il valore del campo di estrazione desiderato e la chiave stessa.
Questo approccio elimina la necessità di configurare template di documenti per l’estrazione di dati e può essere applicata a documenti stampati.
Significa inoltre che Ephesoft Transact ha la capacità di trovare una parte di testo su una pagina utilizzando la logica della coppia KV e inviarla a un motore ICR di terze parti in cloud o diversamente, per recuperare il valore convertito.
L’utilizzo di motori ICR di terze parti potrebbe comportare costi aggiuntivi associati allo strumento del fornitore.
Tuttavia, con Ephesoft Transact, il motore Recostar ICR è incorporato nel prodotto, quindi non ci sono costi aggiuntivi per l’estrazione dei dati.
Molte soluzioni per l’acquisizione richiedono di creare modelli fissi o template per estrarre i dati dai documenti scannerizzati. Questo potrebbe creare colli di bottiglia nel momento in cui i modelli di documento sono molteplici (ad esempio sono moduli che variano da stato a stato o magari sono aggiornati ogni anno con l’aggiunta o l’eliminazione di determinate parti).
4. Rilevamento della Firma
Il quarto fattore per il successo di un progetto di digital transformation riguarda la gestione di documenti in cui sono presenti firme manuali.
Il rilevamento delle firme può essere un passaggio manuale che richiede molto tempo e che rallenta i processi in tutti i settori.
Prendiamo, ad esempio, il settore dei servizi finanziari. La convalida delle firme relative alla documentazione per l’accensione di un mutuo è un processo che, se automatizzato, consente di risparmiare tempo e denaro accelerando tutte le procedure.
5. OCR, ICR o OMR
Infine, è importante assicurarsi di capire se i dati rilevanti presenti sui documenti sono stampati, scritti a mano, se sono presenti caselle di marcatura o altro ancora. Per ottimizzare la timeline di progetto e i costi di realizzazione è importante limitare l'ambito per includere solo i dati rilevanti, indipendentemente dal fatto che tali dati siano in forma scritta o in altre modalità.
Leader delle soluzioni di document capture open source, Ephesoft consente di classificare, separare, ordinare ed estrarre automaticamente dati ed informazioni dai documenti aziendali. Grazie all'architettura aperta e modulare, Ephesoft può essere integrato con tutti i sistemi ERP, CRM, ECM dell'organizzazione per automatizzare tutti i flussi documentali.
Se vuoi scoprire di più su Ephesoft Transact invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250. Visita la pagina dedicata sul nostro sito per ricevere ulteriori informazioni o per richiedere una demo gratuita.
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