Un progetto come la migrazione di documenti all'interno di un repository, solitamente fa parte di un piano strategico più ampio racchiuso sotto il concetto di digital transformation. L’obiettivo è quello di migrare documenti cartacei e file in un unico repository centrale.
Processi Complessi che Richiedono Molto Tempo
Ogni tipologia di documento, che sia cartacea o elettronica, deve essere ricercabile tramite testo in modo da poter sfruttare i dati all'interno dei documenti.
I file devono essere ordinati e organizzati in base alla tassonomia del documento stabilita nel nuovo sistema centralizzato di content management. I campi indice devono essere compilati per facilitare la ricerca e la reportistica.
La soluzione deve essere in grado di acquisire i dati presenti all'interno del documento e ogni azione deve essere verificabile. Senza una soluzione di acquisizione e cattura come Ephesoft Transact in grado di automatizzare questi processi, anche un semplice progetto di migrazione apparentemente semplice risulterebbe dispendioso in termini di tempo perché comporterebbe un inserimento manuale di grandi volumi di dati.
Trovare una soluzione adeguata per l’acquisizione di documenti non è un’operazione semplice.
Quando si decide di implementare una soluzione per l’acquisizione di documenti, è necessario considerare i requisiti di elaborazione dei documenti giornalieri dell’azienda così come gli obiettivi generali del progetto.
Sebbene tu debba acquisire un numero determinato – potrebbero essere 500 come 5.000 – di fatture, file di richieste o altre tipologie di documenti al giorno, il progetto di migrazione di un singolo repository potrebbe comportare l'elaborazione di migliaia o milioni di documenti in un breve arco temporale.
Il grande volume di documenti può indurre in errore in fase di scelta del prodotto, portando spesso a implementare una soluzione che richiede server di grandi dimensioni e licenze per applicazioni dispendiose, quando magari non è necessario.
Cloud Ibrido: Come Colmare il Divario tra On-Premises e Cloud
Situazioni come queste spingono le aziende verso lo spostamento di questi processi in cloud. Le applicazioni basate su cloud hanno il grande vantaggio di poter sfruttare capacità di elaborazione e archiviazione senza limiti.
Le soluzioni per l’acquisizione di documenti hybrid cloud colmano il divario presente tra soluzioni on-premises e full-cloud concentrando le operazioni più dispendiose in termini di risorse in cloud.
Le aziende che registrano picchi di elaborazione di grandi volumi di documenti, come il progetto di migrazione una tantum, sono candidati ideali per un approccio cloud ibrido.
Ephesoft Cloud HyperExtender
Ephesoft Cloud HyperExtender è la soluzione per la gestione dei processi documentali in cloud. Utilizzata insieme alla soluzione OCR Ephesoft Transact, questa soluzione consente scalabilità e rapidità nell’elaborazione di documenti trasferendo le operazioni più dispendiose in termini di risorse nel cloud; ad esempio, il processo del caricamento di immagini e la conversione OCR.
Con Ephesoft Cloud HyperExtender, non è necessario avere server di grandi dimensioni o creare più cluster di server virtuali che sarebbero utilizzati solo per un breve periodo di tempo o molto raramente.
Le aziende con progetti legati alla digital transformation che vogliono iniziare dalla migrazione di repository avranno grandi vantaggi con lo sfruttamento dell’approccio ibrido di Ephesoft.
Ephesoft Transact consente di automatizzare l’estrazione e classificazione dei dati per ridurre al minimo l’intervento umano.
Assicurare Performance Ottimali
Indipendentemente dal fatto che Ephesoft Transact sia implementato on-premises o in cloud, Ephesoft Cloud HyperExtender assicura un livello di prestazioni costanti a prescindere dall'oscillazione della domanda.
Per esempio, quando sono elaborati grandi batch di documenti cartacei scansionati alla rinfusa, questo non impatta negativamente sulla velocità dei flussi di acquisizione giornalieri.
Inoltre, un modello di licenza "pay for use" per il Cloud HyperExtender garantisce che la tua organizzazione stia pagando il prezzo corretto per una configurazione server adeguata al volume di documenti.
Ti interessa scoprire di più sulle potenzialità di questa soluzione? Invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250.
In alternativa, puoi compilare il form sottostante con la tua domanda.
