In tutto il mondo sta prendendo piede il potere dell'automazione intelligente dei processi (Intelligent Process Automation - IPA).
Con la maggior parte delle organizzazioni che già hanno intrapreso il proprio percorso di trasformazione digitale, l'IPA è come una corsia preferenziale per promuovere questi sforzi.
Che Cos'è l'Automazione Intelligente dei Processi?
L’IPA include una raccolta di strumenti tecnologici che rivoluziona i processi organizzativi e consente agli utenti di:
- Velocizzare il proprio lavoro;
- Diminuire gli errori manuali;
- Semplificare le interazioni.
Secondo McKinsey, "tira fuori il robot dall'essere umano" e "imita le attività svolte dagli esseri umani e, nel tempo, impara a farle in maniera migliore".
Un recente report IDC prevede che l'automazione intelligente dei processi sia pronta a prendere campo, con un mercato che dovrebbe crescere del 20% entro il 2025.
Elementi particolari come software di acquisizione, piattaforme di automazione intelligente low-code, automazione dei processi robotici (RPA), estrazione di processi, automazione del machine learning e il task mining hanno come obiettivo quello ottimizzare le attività di business.
Per accelerare la produttività, l'efficienza e la crescita, le organizzazioni all'avanguardia sono alla ricerca di:
- Elaborazione diretta - la possibilità di gestire gli ordini di vendita in entrata, le richieste di risarcimento e le richieste di pagamento in modo rapido, accurato e senza un ingente sforzo umano;
- soluzioni verticali - per soddisfare le esigenze di mercati specifici;
- dalla velocità al ROI - dal basso costo di proprietà alla rapidità con cui le soluzioni possono essere concepite, costruite e implementate, il ROI è un aspetto fondamentale per il successo dell'IPA;
- iperautomazione - consente alle organizzazioni di automatizzare strategicamente il maggior numero di processi a livello aziendale il più rapidamente possibile per migliorare la produttività grazie a facilità d'uso, scalabilità e agilità.
Con l'adozione dell'IPA pronta a decollare, la corsa è aperta affinché le organizzazioni lo adottino nel modo giusto e prima dei loro competitor.
Continua a leggere per scoprire le tre best practice IPA su cui concentrarti:
- Identificare gli strumenti di automazione intelligente dei processi più adatti;
- Diminuire il carico di lavoro dei dipendenti;
- Realizzare il valore di automazione del processo intelligente, STAT.
#1 - Identificare i Migliori Strumenti di Automazione Intelligente dei Processi
Scegliere la soluzione migliore è una fase essenziale. Sebbene l'automazione intelligente dei processi si appoggi alle soluzioni di intelligenza artificiale (IA), è importante adottare la soluzione migliore per il tuo progetto di automazione intelligente dei processi. Diversi strumenti IPA offrono diversi punti di forza e casi d'uso.
L'acquisizione intelligente, uno strumento abbastanza semplice, facilita una potente trasformazione nelle attività di back-office come l'elaborazione dei reclami e delle fatture e il servizio di prestito.
Uno strumento potente come l'intelligenza artificiale, implementato per l'elaborazione intelligente dei documenti, performa meglio per interpretare i documenti, identificare schemi e automatizzare attività che altrimenti sarebbero state automatizzate manualmente.
Riconosci i Punti Ciechi Quando si Tratta di Tecnologia all'Avanguardia
L'intelligenza artificiale è una parola d'ordine e un concetto idealizzato nella nostra cultura (basti pensare al metaverso e a The Matrix), ma raramente è adatta a essere l'unico obiettivo di un progetto di automazione intelligente dei processi.
In che modo ottenerlo: conoscere i numerosi strumenti di automazione intelligenti disponibili. Cosa si adatta meglio, è RPA? Un semplice strumento low-code per il flusso di lavoro? Acquisizione?
Un'ottima domanda da porsi: cosa può risolvere questo problema specifico, con la minima quantità di investimento ma la massima quantità di guadagno?
Elimina la Visione a Tunnel Technology-First
Non valorizzare l'intelligenza umana nella tua organizzazione è un primo passo verso la direzione sbagliata. Qualsiasi progetto di automazione deve iniziare con la raccolta di dati dalle persone da cui dipendi.
In che modo ottenerlo: parla con le persone (dipendenti, clienti, partner, fornitori) e ricostruisci la storia completa di ciò di cui hanno bisogno, vogliono e su cui hanno idee.
Guarda i Processi Esistenti per Quello che Sono
La maggior parte dei manager e dei leader sa come dovrebbe funzionare un processo, ma la realtà è che la maggior parte dei lavoratori in prima linea apporta i propri miglioramenti al processo, con l'approvazione dell'azienda o meno.
Estensioni del browser, download di software gratuiti, telefonate di routine a un altro reparto: tutte queste soluzioni alternative devono essere documentate come parte del processo.
In che modo ottenerlo: utilizza il process mining per scoprire la realtà dei tuoi processi esistenti.
#2 Diminuire il Carico di Lavoro dei Dipendenti
Le organizzazioni devono eliminare le attività di basso valore nei processi aziendali, in modo che i dipendenti possano ottenere risultati significativi attraverso un lavoro di alto livello e di alto valore.
Identificare il Costo delle Attività
I dipendenti vogliono contribuire alla tua organizzazione in un modo che li faccia sentire parte del successo che ottieni, ma se il loro lavoro consiste in attività ripetitive e di basso valore, è probabile che non siano contenti.
Per avviare una revisione intelligente dell'automazione dei processi, devi sapere quali attività ad alto costo e a basso rendimento sono sul tavolo.
In che modo: valuta il costo, o lo spreco, delle attività utilizzando la formula "€/volume*tempo" e vedi ciò che sta creando resistenza ai tuoi processi. Fai domande scomode e difficili come:
- Quanto costa?
- Quante volte lo fa un dipendente?
- Cosa stiamo pagando per averlo fatto?
- Quante volte succede?
Ciò contribuirà a stabilire la priorità delle attività con il più alto potenziale di ROI per un cambiamento positivo.
Personalizza le Soluzioni per gli Utenti Line-of-Business che le Utilizzano
Il coinvolgimento degli utenti è la chiave del successo e, sebbene la raccolta dei dati sul front-end sia una best practice, è ancora meglio sfruttare un software di automazione intelligente dei processi che consente la configurazione tecnica e l'input di personalizzazione da parte dei dipendenti al di fuori del team IT.
In che modo: porta il tuo strumento nelle mani di chi non sviluppa. Le piattaforme low-code, che semplificano la configurazione utilizzando strumenti di costruzione point-and-click e drag-and-drop, consentono l’utilizzo anche al personale non tecnico IT.
#3. Realizza il Valore di Automazione Intelligente del Processo, STAT
Le organizzazioni devono implementare rapidamente soluzioni di automazione intelligente dei processi per realizzare valore. Le implementazioni lunghe e prolungate sono un esaurimento di produttività, ROI e morale del team, per non parlare dell'entusiasmo per l'eliminazione di attività noiose.
Tuttavia, in questi investimenti di nuova generazione spesso ci sono ostacoli che impediscono il progresso, tra cui:
- Pochi membri del team con elevate competenze tecniche necessarie;
- complessità della soluzione in corso di attuazione;
- attrito di integrazione (ad esempio, se adotti una soluzione di acquisizione insieme a RPA, collaborano per risolvere il problema?);
- Interfacce multiple tra ambienti di soluzioni.
Le organizzazioni devono prepararsi per ogni aspetto della loro nuova soluzione per farla decollare immediatamente - e spesso si comincia con le persone, non con la tecnologia.
Abbraccia la Psicologia della Gestione del Cambiamento
Il cambiamento è difficile e la maggior parte delle persone prova angoscia al solo pensiero. Il nostro mondo ha subìto cambiamenti forti nel modo in cui viviamo e lavoriamo e l'aggiunta al cambiamento che i tuoi team stanno elaborando aumenta il loro carico cognitivo e l'incertezza del futuro. Guida con empatia e preparazione totale.
In che modo: In un articolo di Inc.com, lo psicologo industriale/organizzativo Justin M. Deonarine rileva i quattro aspetti della comunicazione efficace del cambiamento:
- La Macro: cosa c'è nella situazione globale che spiega perché il cambiamento deve essere fatto? Fornisci il quadro generale, perché il cambiamento è necessario e includi il piano generale.
- La Micro: cosa non funziona e in che modo le modifiche proposte lo risolvono? Concentrati su ciò che in particolare è rotto e su come le modifiche risponderanno a quel problema.
- Cuore: quali sono i valori che guidano il cambiamento? Chiarire come verranno affrontate le esigenze dei dipendenti e invitare alla discussione sulle sfumature che potrebbero essere state trascurate.
- Mente: Qual è la logica dietro il cambiamento? Descrivi le alternative che hai considerato, delinea i pro ei contro e invita a criticare l'approccio.
Controlla i Tuoi Partner e Forma i Tuoi Utenti Finali
Comprovate società di automazione intelligente dei processi ti forniranno la sicurezza di cui hai bisogno per portare avanti la tua soluzione, inclusi casi d'uso, testimonianze, referenze e demo.
Una volta firmato l'accordo, aspettati un servizio clienti di livello superiore che si prenda cura di te e di chiunque altro utilizzi la tua nuova soluzione.
In che modo: scegli un fornitore che prenda sul serio la formazione, come processo end-to-end. Formazione on-demand, documentazione facilmente accessibile e formazione incrementale, nonché integrazioni senza interruzioni tra i prodotti, facilitano la transizione e danno potere agli utenti.
In Conclusione
Man mano che le organizzazioni adottano l'automazione intelligente dei processi nella loro routine quotidiana, vorranno assicurarsi di ottenere ogni grammo di produttività possibile.
Se la tecnologia deve essere conforme agli standard, lo stesso deve fare la raccolta dei dati pre-soluzione, la gestione delle modifiche e l'assistenza continua della soluzione e delle persone che ci lavorano.
Hyland, fornitore leader di content service con soluzioni basate su automazione intelligente integrate nelle nostre piattaforme, ha contribuito ad alimentare le trasformazioni digitali di migliaia di organizzazioni in tutto il mondo.
Per avere maggiori informazioni sulle soluzioni di automazione intelligente di Hyland invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250.
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