Oggi le aziende hanno a che fare con una quantità sempre più ingente di dati. La maggior parte di essi provengono da documenti che solitamente arrivano via e-mail.
Le nostre aspettative - e quelle dei nostri clienti - stanno aumentando anche in termini di velocità con cui le informazioni fluiscono attraverso l'organizzazione.
Una risposta ovvia a questo problema è sfruttare la tecnologia che può aiutare ad acquisire questo contenuto a prescindere dalla fonte, estrarre dati rilevanti e inviare tali informazioni e contenuti ai sistemi appropriati (e quindi al personale di riferimento) il più rapidamente possibile.
Prima di investire in una soluzione tecnologica per l’acquisizione dei documenti, è importante comprendere le funzionalità della soluzione e capirne i vantaggi che si possono trarre.
Gli Aspetti Fondamentali di una Soluzione di Acquisizione Automatica
1. Acquisizione
Per prima cosa, è importante capire da dove proviene il contenuto. Decenni fa, la maggior parte delle informazioni proveniva da posta ordinaria o da documenti scansionati; ma nel 2019 ci sono molteplici canali attraverso i quali arrivano le informazioni.
È fondamentale consentire al personale di poter acquisire dati da qualsiasi canale quindi da un dispositivo mobile piuttosto che tramite scanner o direttamente da varie applicazioni digitali che potrebbero utilizzare, come l'e-mail.
2. Classificazione
Al fine di comprendere quali informazioni devono essere estratte dai documenti in arrivo e dove devono essere inviate è importante che il software sia in grado di identificare prima il tipo di documento in modo da classificarlo.
3. Estrazione dei Dati
Una volta identificato il documento, il software può determinare da dove estrarre le informazioni specifiche. A seconda della tipologia di software, esso potrebbe richiedere template predeterminati per ogni tipologia di documento oppure capire semplicemente dal contesto e dal contenuto del documento.
Optical Character Recognition (OCR)
Se hai fatto una ricerca su questo tipo di tecnologia, sicuramente avrai già sentito parlare di sistemi OCR – tecnologia che riconosce in modo automatico i caratteri presenti su un documento con testo non editabile o selezionabile, oppure anche su immagini.
4. Convalida dei Dati
Prima che i dati siano inviati al sistema di riferimento, devono essere convalidati. A seconda della soluzione e del documento specifico, i dati possono essere convalidati attraverso regole integrate nel software.
Ad esempio, se è sempre presente un formato specifico per un campo dati come una data o il numero di previdenza sociale, il software può interagire con altri sistemi per controllare i dati estratti con dati già esistenti.
5. Delivery di Dati e Documenti
Adesso i dati e il documento originale possono essere trasferiti ai sistemi di gestione contenuti per un’ulteriore elaborazione.
I Fattori Chiave del Successo
Adesso che abbiamo attraversato tutte le fasi di un processo di acquisizione è altrettanto importante capire quali caratteristiche rendono veramente efficace una soluzione.
Esaminiamo perciò alcuni fattori chiave di successo, in quanto è possibile ridurre drasticamente i costi operativi e ottimizzare l’esperienza di clienti e dipendenti, nel momento in cui si implementa la soluzione più adatta alle esigenze aziendali.
1. Qualità dell’Immagine
Pensiamo a quanto possa essere complicato leggere fax con macchie d’inchiostro e segni ovunque. Se un utente non è in grado di leggere un documento, nemmeno la tecnologia potrebbe riuscirci.
I documenti creati digitalmente sono generalmente di qualità migliore, facilitando la lettura dei caratteri da parte della tecnologia OCR.
Se la ricezione di documenti avviene tramite fax, è necessario trovare una soluzione per l’acquisizione in grado di estrarre l’immagine direttamente dal fax invece di richiedere la scansione: ciò è molto utile per avere un’immagine chiara e nitida.
2. Accuratezza OCR
La qualità dell'immagine influisce sulla capacità della tecnologia OCR di leggere i caratteri sulla pagina ma, come discusso in precedenza, solo in termini di accuratezza dei dati.
Una volta estratti i caratteri, sono necessari comprensione contestuale e capacità avanzate di intelligenza per determinare quali dati sono effettivamente presenti e se sono corretti.
3. Valutazione delle Esigenze Aziendali
La qualità delle immagini, le modalità di arrivo dei documenti e le tipologie di documenti e dati che sono elaborati incidono sul tipo di soluzione da implementare.
Investire nella soluzione di acquisizione più costosa non sempre soddisfa le esigenze.
Se il volume di documenti non è ingente e l’acquisizione riguarda solo documenti specifici, sarebbe inutile investire in una soluzione troppo sofisticata.
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