All’inizio del 2020 nessuno si sarebbe mai aspettato che il 100% o quasi dei dipendenti di un’azienda avrebbe lavorato da remoto.
Ci siamo convertiti ad un approccio “agile” per adattarci al nuovo ambiente di lavoro, utilizzando gli strumenti adeguati a garantire la business continuity.
Con un numero crescente di dipendenti che lavorano da casa, le aziende hanno sfruttato i vantaggi del lavoro a distanza.
Ma lavorare fuori dall'ufficio può far sentire alcuni dipendenti isolati dal proprio team, con conseguente minore coinvolgimento, minore produttività e tassi di turnover più elevati. Per prevenire tali problematiche, è necessario capire come mantenere il coinvolgimento tra i team che lavorano da remoto.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e best practice proposti da Cisco su come mantenere connessi tutti i membri di un team.
7 Modalità per i Coinvolgere i Team che Lavorano da Casa
Quando i dipendenti sono molto coinvolti la produttività aumenta del 17%, mentre il turnover diminuisce del 59%. Se la nostra organizzazione dipende da risorse che lavorano per la maggioranza da remoto, è fondamentale sapere come riuscire a lavorare in maniera ottimale con i dipendenti in smart working.
Quindi come possiamo coinvolgere maggiormente i dipendenti che lavorano da remoto? Non è necessario pensare troppo fuori dagli schemi perché molte delle strategie per i dipendenti che lavorano in ufficio funzionano bene anche per i lavoratori in smart working.
#1 - Stabilire Canali di Comunicazione Durante il Processo di Assunzione e Onboarding
Quando lavoriamo con un team da remoto, dobbiamo sfruttare al massimo i canali di comunicazione disponibili per compensare la mancanza del contatto di persona.
Per i dipendenti che lavorano a distanza, è importante stabilire modelli di comunicazione affidabili sin dalle prime fasi del processo di assunzione e inserimento. Fare questo passo in anticipo può aiutare ad iniziare una relazione professionale con il piede giusto. È molto importante far sapere ai nuovi assunti quali strumenti di comunicazione l’azienda si aspetta che utilizzino.
Una formazione su strumenti e procedure di cui hanno bisogno per conoscere e condividere le best practice è fondamentale. All’interno di Cisco utilizzano Webex per riunioni video sia in team che one-to-one, messaggistica, condivisione di file e chiamate.
#2 Offrire un Orario di Lavoro Flessibile
Un sondaggio di FlexJobs ha rilevato che prima della pandemia COVID-19, molti dipendenti che lavorano da casa cercano opportunità di lavoro a distanza per un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata o perché hanno obblighi familiari che richiedono tempo.
Ora che la maggior parte dei dipendenti lavora da remoto, l’ambiente di lavoro stesso è un po’ caotico, per non dire estenuante, perciò la flessibilità di orario è una necessità.
Offrire ai team una pianificazione flessibile può aiutare a mantenerli più coinvolti nel proprio lavoro. Orari di lavoro flessibili possono anche portare ad una maggiore produttività.
#3 Assegnare un Mentore ai Nuovi Lavoratori
L'onboarding di risorse che lavorano da remoto può essere un una sfida quando si tratta di creare legami personali con manager e colleghi.
Una best practice consiste nell'assegnare una persona di contatto o un mentore a ogni nuovo lavoratore. (L'assegnazione di un mentore è una best practice anche per gli uffici tradizionali!).
Le relazioni con i mentori consentono ai lavoratori di instaurare un legame con l’azienda. Queste relazioni possono anche essere una fonte di supporto, feedback e guida. I mentori possono aiutare ad apprendere le procedure, a rispondere a domande e a superare le sfide.
#4 Organizzare Video Conferenze Periodiche
Quando i dipendenti lavorano da remoto, il rischio di cadere in un ritmo di comunicazione asincrona di solo testo è molto alto. Anche con le migliori gif ed emoji, questo tipo di comunicazione può sembrare impersonale. Possiamo compensarlo utilizzando la videoconferenza per una maggiore interazione faccia a faccia.
Per tale motivo l’organizzazione di video conferenze periodiche è molto importante. Le riunioni di gruppo o one-to-one possono offrire ai membri del team l'opportunità di cogliere segnali non verbali, il che è fondamentale, considerando che dal 70 al 93% della comunicazione è non verbale.
Oltre a stringere relazioni più strette con i colleghi, è possibile anche condividere contenuti e collaborare con strumenti di video chat e registrare le conversazioni qualora qualche collega non possa essere presente.
#5 Incoraggiare l'Interazione sui Social Media tra i Membri del Team
I social media sono un altro strumento tecnologico che possiamo utilizzare per interagire con i lavoratori da remoto. Possiamo creare gruppi di discussione per team sia sulle intranet aziendali che su piattaforme pubbliche come LinkedIn. I gruppi possono essere dedicati ad argomenti relativi all'azienda e ad argomenti sociali.
Ad esempio, i dipendenti potrebbero avviare un gruppo in cui parlano di sport, film, libri o ricette preferiti; è un modo per socializzare e per staccare dalla vita lavorativa di tutti i giorni. I social media sono uno strumento utile anche per esercizi di team building, come la condivisione di foto di gruppo, di fatti personali e giochi a quiz.
#6 Feedback sulle Prestazioni
I lavoratori in ufficio hanno un accesso più facile alle informazioni quotidiane e al feedback di colleghi e supervisori sulle proprie performance.
Per i dipendenti che lavorano da remoto spesso è più difficile ricevere questo tipo di supporto. Un modo per superare questa sfida è garantire che sia i lavoratori in ufficio che quelli da remoto ricevano feedback periodici delle prestazioni.
I feedback sulle performance danno ai lavoratori l'opportunità di ricevere input dai supervisori e la possibilità di chiedere supporto quando necessario. Creano anche un'opportunità per elogiare e ricompensare per un lavoro ben fatto.
#7 Offrire Opportunità di Avanzamento di Carriera
I feedback sulle prestazioni possono essere sfruttati come opportunità per discutere gli obiettivi di carriera dei lavoratori e per esprimere sostegno. I datori di lavoro possono aumentare il coinvolgimento dei lavoratori a distanza adottando misure proattive per supportare l'avanzamento di carriera.
Tutoraggio, programmi di formazione sponsorizzati dal datore di lavoro, certificazioni e supporto per la formazione continua possono aiutare a comunicare che i datori di lavoro si preoccupano di far avanzare la carriera dei lavoratori a distanza.
In Conclusione
Comprendere come ottimizzare il coinvolgimento dei team che lavorano da remoto può essere utile per promuovere una maggiore produttività e un turnover ridotto. Con le strategie delineate sopra, possiamo aiutare i dipendenti che lavorano da casa a rimanere coinvolti.
Fare uno sforzo in più per mantenere il coinvolgimento dei lavoratori non sarà visibile solo nei profitti dell’azienda, ma anche nel benessere dei dipendenti stessi.
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