Digital Transformation | 5 min read

6 Semplici Step per Incrementare Sicurezza e Conformità nella Condivisione di Informazioni - OnBase di Hyland

Incrementare Sicurezza e Conformità Condivisione Informazioni - Hyland OnBase
Incrementare Sicurezza e Conformità Condivisione Informazioni - Hyland OnBase

La sicurezza delle informazioni spesso viene vista come una funzionalità altamente tecnica e spesso inutile. In realtà, la gestione in sicurezza delle informazioni condivise non è affatto complicata; è possibile iniziare da pratiche e strumenti che la tua azienda già possiede.

Seguendo questi 6 step sarà più semplice ottimizzare sicurezza e conformità delle informazioni.

1. Rispolverare la Gestione Documentale

Molte delle funzionalità necessarie per migliorare sicurezza e conformità delle informazioni sono presenti da decenni all'interno di piattaforme per la gestione documentale come OnBase.

Oggi, sono più importanti che mai:

  • Il controllo di versione è fondamentale per l’elaborazione e la conservazione dei defensible data, garantendo che la versione corretta di un documento sia elaborata o prodotta durante il processo eDiscovery;
  • La gestione e conservazione dei documenti consente l’automatizzazione di tutti i processi come la cancellazione di un documento specifico o la sua archiviazione, riducendo quindi l'esposizione in caso di data breach;
  • La classificazione automatica dei dati, in fase di acquisizione dei documenti, consente alle organizzazioni di applicare automaticamente i criteri di sicurezza, accesso e conservazione;
  • Il data masking consente di nascondere dati privati o confidenziali con pseudonimi garantendo la massima riservatezza delle informazioni.
OnBase di Hyland Offre una Visione Completa delle Informazioni a Tutti gli Utenti

2. Ottimizzare la Protezione dei Dati

I dati della tua azienda sono bersagli vulnerabili nelle seguenti circostanze: quando sono utilizzati, quando sono archiviati e quando avviene una migrazione degli stessi.

Per migliorare la protezione dei dati puoi prendere alcune precauzioni:

  • SDL (Secury Develpment Lifecycle) è una metodologia di sviluppo software che dà priorità alla sicurezza delle informazioni, assicurando che il software provider riduca le vulnerabilità all'interno del tuo sistema e fornisca una risposta più rapida ed efficace in caso di anomalie;
  • Data Encryption garantisce una protezione ulteriore ai tuoi dati in fase di riposo, di migrazione o di utilizzo, rendendoli immuni a qualsiasi tipologia di attacco;
  • Distributed Disk Group e configurazioni ridondanti sono distribuiti solitamente per supportare programmi di disaster recovery e ridurre o mitigare l’impatto di attacchi DDoS e da parte di ransomware;
  • Controlli di accesso e gruppi di policy consentono agli amministratori di ottimizzare l’accesso alle informazioni basandosi sul ruolo dell’utente o sulle policy dell’azienda;
  • È possibile configurare policy di sicurezza relative a password e time-out di inattività per garantire che gli utenti scelgano password sicure e che non espongano inavvertitamente dati sensibili quando si allontanano dalla propria postazione.

3. Rilevamento di Dati Confidenziali al di Fuori del Core System

Oggi, i dati sono conservati in numerosi sistemi e applicazioni presenti all'interno dell’organizzazione. Quando informazioni sensibili vengono condivise attraverso allegati e-mail o archiviazione in ambienti cloud, i dati sono più vulnerabili perché esposti a rischi di sicurezza e conformità.

Una soluzione di confidential information discovery consente di monitorare e rimuovere informazioni riservate da ambienti non consoni. Per esempio:

  • Federate Search consente il monitoraggio su qualsiasi tipologia di sistema, siti, applicazioni, archivi e dispositivi;
  • Robust Queyring rileva keyword, frasi e caratteri all'interno di allegati e metadati;
  • Ricerca automatizzata di query, genera avvisi quando il sistema rileva delle violazioni;
  • Un sistema di regole flessibili supporta più ambienti e diversi requisiti di conformità.

4. Consentire la Condivisione e la Collaborazione Garantendo Protezione da Possibili Data Breach

Molto spesso le organizzazioni devono condividere informazioni con utenti esterni all'azienda; questo, aumenta la possibilità di mettere a rischio la sicurezza delle informazioni se non vengono adottate adeguate misure di protezione.

ShareBase di Hyland è lo strumento user-focused e cloud-based per la condivisione di file. Utilizzato in sinergia con OnBase, consente di semplificare ed automatizzare ogni singolo processo documentale anche al di fuori del perimetro aziendale.

Alcune delle sue funzionalità sono elencate di seguito:

  • Controlli di accesso utente molti robusti, integrazione SSO e facilità di revoca degli accessi più vulnerabili;
  • La funzionalità di data encryption e l’estensione di sicurezza al data center proteggono le tue informazioni;
  • Protezione dei dati e requisiti di localizzazione riducono al minimo i rischi di conformità;
  • La condivisione automatizzata riduce errori e il rischio di esposizione a minacce.
ShareBase By Hyland - Come funziona?

5. Semplificare e Automatizzare i Processi Relativi alla Conformità

È noto che le tecnologie di automazione e integrazione dei sistemi consentono di semplificare i processi e migliorare la produttività. Come ulteriore vantaggio, garantiscono una protezione completa delle informazioni e quindi una riduzione dei rischi legati ad eventuali data breach.

Minori sono le interazioni dei dati con sistemi e operazioni manuali, minore è il rischio di esposizione o violazione. Ecco in che modo integrazione e violazione sono utili:

  • Tutti i processi sono automatizzati: workflow, processi robotici, integrazione dei sistemi e flusso di informazioni, minimizzando quindi l’intervento umano e aumentando efficienza e accuratezza;
  • Il system consolidation rimuove sistemi ridondanti e obsoleti che possono causare vulnerabilità all'interno dell’ambiente di gestione delle informazioni.

6. Semplificare Audit e Processo eDiscovery

Molti standard di sicurezza e normative sulla privacy si basano sulle capacità dell’azienda di produrre report che possano provare la conformità e la cosiddetta due diligence relativa ad accesso e a elaborazione di informazioni.

I nuovi strumenti di gestione delle informazioni semplificano configurazione e accesso ai report di sistema.

Di seguito alcuni suggerimenti:

  • Funzionalità di reporting e di registrazione dei tuoi strumenti di gestione delle informazioni possono aiutarti a creare report dettagliati sull'accesso e sulla sicurezza dell’utente, sullo stato dei processi e sulle modifiche alla configurazione del sistema, ai repository, ai gruppi di utenti e alle autorizzazioni;
  • Un sistema di ricerca avanzata è utile per la ricerca di record tramite parole chiave, valori specifici e altri metadati o contenuti.

OnBase di Hyland è la soluzione ECM che copre tutto il ciclo di vita della gestione documentale garantendo una protezione costante di tutte le informazioni.

Per avere maggiori informazioni sulle potenzialità di OnBase inviaci una mail a cio@florence-consulting.it, chiamaci allo (055) 538-3250, oppure compila il seguente form con la tua richiesta.

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