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Giulia Corsi

Smart Document Capture: 5 Suggerimenti per Iniziare

Digital Transformation 3 min read
Smart Document Capture - Ephesoft
Smart Document Capture - Ephesoft

1. Funzionalità della Soluzione di Smart Document Capture

Cosa devi sapere riguardo una soluzione di Smart Document Capture? Ormai, ci sono molteplici tipologie di soluzioni per la gestione documentale, ma non tutte hanno le stesse funzionalità e vantaggi.

La soluzione consente l'acquisizione automatizzata di documenti, estrapolando dati non strutturati da essi.

Le migliori soluzioni di Smart Document Capture acquisiscono documenti da più fonti come:

  • scanner;
  • email;
  • chat;
  • fotocopiatrici;
  • stampanti;
  • fax;
  • dispositivi mobile;
  • periferiche multi-funzione.

Le soluzioni di Smart Capture acquisiscono documenti sia cartacei che digitali. I documenti sono elaborati attraverso il sistema OCR (Optical Character Recognition) per determinare la tipologia del documento.

Software come Ephesoft Transact sfruttano la funzionalità OCR per analizzare i documenti confrontando ciò che stanno leggendo con ciò che già conoscono.

Per esempio, una banca riceve migliaia di documenti relativi a mutui ogni anno; il software analizza le informazioni contenute, soffermandosi solo per la convalida di caratteri che scendono sotto un determinato livello di sicurezza.

Analizzare i Documenti

È necessario capire la quantità di documenti presenti all’interno dell’organizzazione e il loro formato.

  • Quanti documenti vengono ricevuti per posta al giorno/mese/anno?
  • Che tipologia di documenti sono?
  • Quanto tempo viene impiegato per aprirli e catalogarli?
  • Quante versioni del documento sono effettivamente utilizzate?
  • Quali processi di business sono coinvolti?

Una volta compreso il volume e i dettagli di tutti i documenti e i processi di business coinvolti, è possibile condurre un progetto pilota. Condurre un progetto pilota con un volume ingente di documenti consente di controllare e testare le capacità della soluzione con un impatto minimo sulle operazioni correnti.

3. Condurre un Progetto Pilota

Il vantaggio di eseguire un progetto pilota prima del lancio ufficiale della soluzione consentirà di capire se sono necessarie modifiche da apportare.

Per prima cosa, è necessario scegliere una business unit; molto spesso viene scelta l’area contabilità e finanza, risorse umane o quella relativa alla gestione dei contratti quindi tutti dipartimenti che hanno a che fare con ingenti volumi di documenti in entrata e in uscita.

Successivamente, il software viene testato con un piccolo campione di documenti per verificare che non ci siano problemi o anomalie. Ephesoft Transact sfrutta machine learning per ottimizzare l’accuratezza nell’identificazione delle tipologie di documento.

L’intervento del personale per la convalida delle informazioni è minimo.

4. Raccolta Dati e Gestione delle Modifiche

Una volta condotto il progetto pilota, è necessario analizzare i risultati per confrontare il nuovo processo con il vecchio cercando di capire se possa realmente portare ad un risparmio di tempo e di costi o meno.

Quali funzionalità del software sono state apprezzate?

Cosa può essere modificato o migliorato prima di implementare il software in tutte le aree?

5. Pianifica il Lancio

A questo punto, non rimane che esaminare i restanti documenti e processi per la migrazione alla nuova soluzione.

Occorrerà aggiornare o creare nuove policy per la gestione dei nuovi processi, inclusa l’implementazione dei controlli sui repository di documenti e la conservazione di essi. Inoltre, sarà necessario pianificare un calendario per la migrazione di processi e documenti di ogni business unit.

Se desideri maggiori informazioni sulla soluzione di Smart Document Capture di Ephesoft per la gestione semplificata di processi documentali aziendali invia una mail a cio@florence-consulting.it oppure chiama lo (055) 538-3250.

In alternativa, puoi compilare il form sottostante con la tua domanda.

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