A marzo di quest’anno, Ephesoft ha lanciato una nuova piattaforma per ottimizzare la gestione dei dati di contesto. Si tratta della nuova piattaforma di produttività contestuale, Ephesoft Semantik. Per capire meglio, concentriamoci prima su ciò che intendiamo per dati di contesto.
La definizione di contesto indica le circostanze che riguardano la cornice di un evento, di un’idea e i termini con i quali può essere pienamente compreso e valutato.
Come possiamo, in quanto utenti, essere più produttivi con i dati di contesto? Ormai sono note a tutti le statistiche sul problema dell’incremento dei dati nelle aziende, insieme all'impatto che sta avendo in molte aree.
I CIO conoscono molto bene il problema. Ma dove entrano in gioco i dati di contesto?
La Parte Mancante: il Contesto
In 10 anni di erogazione di soluzioni di automazione incentrate sui documenti, in Ephesoft hanno notato che gli utenti non avevano una panoramica del contesto dei dati per poter svolgere il proprio lavoro in modo efficace.
Il processo per l’elaborazione dei dati solitamente consiste nel passare da una scheda all'altra, aprire molteplici schede e copiare i dati da un’applicazione all'altra; ormai è la modalità più diffusa con cui gli utenti lavorano.
In questo modo otteniamo un set di dati o informazioni da un sistema, poi apriamo il sistema successivo e utilizziamo quei dati per trovarne altri.
Quando le aziende tentano di trasferire questi processi a bot o sistemi, questo crea nuovi problemi e richiede una costante elaborazione delle eccezioni. Lo spreco di tempo è sensibilmente elevato.
Se analizziamo i processi all'interno di un’azienda possiamo vedere che il problema dei dati di contesto sta bloccando la produttività: nel reparto contabilità con i dati relativi alle fatture, nel reparto risorse umane con il processo di onboarding, nel reparto commerciale per quanto riguarda l’elaborazione degli ordini e nel reparto legale per tutto l’iter legato ai contratti.
L’inefficienza in termini di processi è pervasiva nella maggior parte delle organizzazioni grandi e piccole. Il problema del contesto è una delle ragioni principali dei fallimenti più grandi.
Senza contesto, le limitazioni sono maggiori e ciò ostacola gli obiettivi di automazione. McKinsey ha pubblicato numeri abbastanza preoccupanti sui tassi di fallimento sia dei progetti di trasformazione digitale che dei progetti RPA.
Automatizzare un processo errato o tentare di trasformare un reparto di grandi dimensioni in cui utenti e sistemi non dispongono dei dati necessari non è funzionale al raggiungimento dell’obiettivo.
Esaminare il Problema
Il contesto è davvero così critico? Ne vale la pena? Se prendiamo semplicemente in considerazione i dati piatti e bidimensionali all'interno dei processi, non solo influenzano la produttività, ma non garantiranno una panoramica a 360 gradi di tutti i processi.
Ad esempio, analizziamo un processo di selezione di un candidato. A prescindere dal livello in cui si è coinvolti, sappiamo che può richiedere molto tempo.
Il contesto è la candidatura ad una posizione nel settore dei trasporti aerei. Riceviamo un curriculum molto interessante, gli unici dati che abbiamo a disposizione sono quelli presenti nel documento; non abbiamo infatti informazioni da altre fonti che si trovano al di fuori del documento.
Non riusciamo a risalire al fatto che il curriculum non corrisponde a quello presente su LinkedIn, che è una cliente frequent flyer, che siamo vincolati da un accordo di partnership per cui non possiamo assumerla.
Ha anche un trascorso legale, il padre è il presidente del consiglio del nostro più grande cliente e il suo passaporto è scaduto.
Le organizzazioni e i diversi dipartimenti possono trovarsi in qualsiasi fase del percorso di trasformazione digitale, alcuni automatizzano processi e attività di base, altri ottimizzano i processi a livelli avanzati.
Una Nuova Disciplina: Context Driven Productivity
Ephesoft ha introdotto una nuova modalità per esaminare il problema del contesto: Context Driven Productivity (CDP). Vediamo di capire insieme in che modo aiuta le aziende.
Le aziende hanno tutti i mezzi per fornire dati di contesto. Il metodo CDP adotta un approccio innovativo per acquisire dati dai processi esistenti, arricchirli e infine amplificare il valore di tali dati per aumentare la produttività.
Non si tratta di un prodotto o di una tecnologia, ma di un framework per ottenere processi altamente autonomi, con l’obiettivo di fornire una visione a 360 gradi di tutte le informazioni.
Il metodo CDP è costituito da tre pilastri fondamentali che sono la base per comprendere un processo o un’attività, e consentono di sfruttare al meglio le informazioni per utilizzarle in futuro. I pilastri sono: acquisire, arricchire e amplificare.
La Soluzione: Piattaforma Semantik
Semantik sfrutta i tre pilastri chiave del metodo CDP attraverso un solido set di strumenti volti a migliorare l’acquisizione e la creazione di dati semantici e ad arricchire i dati con informazioni provenienti da fonti interne ed esterne.
Fornendo dati completi nelle fasi iniziali del processo, è possibile completare compiti e processi in modo rapido e automatico.
In questo modo abbiamo una visione a 360 gradi di tutti i dati, di come sono correlati e di conseguenza del contesto, in modo da poter prendere decisioni efficaci rapidamente senza dover ricorrere ad una raccolta laboriosa di informazioni.
Visione d’Insieme dei Dati
Il risultato finale è un unico riquadro di visualizzazione del contesto a cui gli utenti possono accedere. Questo riquadro è uno specchio visivo delle entità, dei collegamenti e delle relazioni che si formano attraverso dati arricchiti, fornendo tutte le informazioni necessarie per completare un processo o un’attività.
Leader delle soluzioni di Document Capture Open Source - Ephesoft consente di classificare, separare, ordinare ed estrarre automaticamente dati ed informazioni dai documenti aziendali. Grazie all'architettura aperta e modulare, Ephesoft può essere integrato con tutti i sistemi ERP, CRM, ECM dell'organizzazione per automatizzare tutti i flussi documentali.
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