Il reparto contabilità solitamente è incaricato dei pagamenti delle fatture. Il processo da seguire dovrebbe essere abbastanza semplice, giusto?
Tuttavia, può essere tutt'altro che banale; questo perché il personale contabile deve assicurarsi che la fattura sia adeguatamente compilata, abbinata al corretto ordine d’acquisto (se esiste) e inserita in un iter di approvazione; una volta completato tutto il processo è possibile effettuare il pagamento entro i termini stabiliti.
Se un fornitore chiama la tua azienda in merito ad un pagamento non ancora effettuato, il reparto contabilità deve essere in grado di individuare a che punto del processo si trova la fattura, per capire se è sorto un problema e, in caso affermativo, rimediare e pagare la fattura.
Tuttavia, se il workflow non è ben chiaro e una fattura viene persa, il reparto contabilità è costretto a perdere un’enorme quantità di tempo per trovarla.
Questo può comportare la perdita di eventuali sconti per pagamenti anticipati e, se si verifica frequentemente, fornitori scontenti e insoddisfatti.
Per ottenere maggiori informazioni in merito e per capire come semplificare il processo, un recente sondaggio effettuato congiuntamente tra Hyland e l’Istituto di Finance and Management americano, ha preso in esame due aspetti che riguardano l’efficienza nell'elaborazione delle fatture:
- la facilità con cui è possibile tracciare le fatture (stabilendo a che punto del processo del pagamento si trova e se sono bloccate all'interno del flusso di approvazione);
- con quali metodologie vengono classificate le fatture, in quanto ciò facilita un’elaborazione efficiente, ed è più semplice per la ricerca, report ed eventuali analisi.
Tracciamento
Il sondaggio ha rilevato un aspetto interessante: maggiore è il volume di fatture, più è semplice rintracciarle. Può sembrare un controsenso; in teoria, se la quantità di fatture è minore dovrebbe essere più facile rintracciarle.
E invece non è così.
L’immagine mostra come le aziende con un volume di fatture ridotto (50.000 o meno per anno), sia più in difficoltà quando si tratta di ricercare una fattura all'interno del processo. Circa la metà delle aziende di questa categoria ha classificato la ricerca delle fatture come “complessa”.
Le aziende che invece processano più di 500.000 fatture ogni anno hanno dichiarato (70% di esse) che è molto semplice rintracciare le fatture.
Non è difficile comprendere la motivazione se prendiamo in considerazione anche l’automatizzazione. Soprattutto perché le organizzazioni più piccole in genere non hanno soluzioni automatizzate per la gestione delle fatture che solitamente sono presenti nelle aziende più grandi.
Un sistema automatizzato per la gestione delle fatture fornisce visibilità sullo stato di ogni fattura con pochi clic sulla tastiera. Ciò include anche la possibilità di vedere a che punto del processo di approvazione si trova la fattura.
Invece di inserire manualmente le fatture o ricercarle nella casella di posta, una soluzione del genere consente di vedere in quale punto del processo sono bloccate.
Classificazione
La classificazione automatizzata delle fatture rende tutto il processo più semplice, ma ciò dipende dalle funzionalità della soluzione software. Nel grafico seguente, gli intervistati hanno rilevato quali sono i criteri di classificazione utilizzati per la ricerca.
Come si vede dall'immagine numero di fattura e fornitore sono gli elementi più comuni; essi però, non sono molto utili in termini di efficienza. Un dato molto importante è la data di scadenza della fattura, che garantisce l’acquisizione anticipata dei pagamenti, ma solo un terzo degli intervistati sfrutta questo dato.
Più di 7 intervistati su 10 non sono in grado di classificare le fatture per “proprietario”. Ciò potrebbe rallentare il processo di pagamento e comportare costi ulteriori all'azienda.
Automatizzazione = Maggiore Efficienza
Essere in grado di tracciare e classificare le fatture in qualsiasi fase del processo e attraverso qualsiasi parola chiave è essenziale per l’efficienza dell’area contabilità.
Automatizzazione e un team di persone che sappia sfruttare le capacità di una soluzione innovativa sono elementi fondamentali per risolvere rapidamente eventuali problemi ed effettuare pagamenti puntuali.
OnBase di Hyland è la soluzione di nuova generazione per l’automazione dei processi documentali in grado di eseguire attività ripetitive molto più rapidamente rispetto ad una persona, senza "sviste" o errori.
Per avere maggiori informazioni sulla soluzione invia una mail a cio@florence-consulting.it oppure chiama lo (055) 538-3250. Visita questa pagina per ricevere ulteriore materiale informativo o richiedere una demo gratuita.
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