La Sfida
La First National Bank of America (FNBA) era sulla buona strada nel proprio percorso verso la digital transformation. Grazie ad Hyland, la banca ha sostituito una soluzione obsoleta e non supportata, DART, con la piattaforma ECM OnBase.
Sebbene la banca abbia originariamente implementato OnBase come nuova soluzione di archiviazione dei documenti, ha presto rivoluzionato il flusso di lavoro di elaborazione dei prestiti per avere maggiore visibilità sui prestiti che stava originando, acquistando e su cui stava prestando assistenza.
La banca stava affrontando una sfida persistente. Pur continuando ad utilizzare alcuni componenti della soluzione legacy per tenere traccia dei documenti e aiutare a garantire che ogni prestito fosse completo, sicuro e conforme, il monitoraggio era limitato ai documenti finali, come la policy del titolo definitivo e il mutuo registrato.
Inoltre, dal momento che DART non era più supportato, era solo una questione di tempo prima che la banca si trovasse di fronte a una sfida più grande di quanto potesse immaginare.
"È una soluzione legacy che poteva darci problematiche in qualsiasi momento",
ha dichiarato Jon Hinsman, Record Department Manager della FNBA.
"E non saremmo stati in grado da soli di sviluppare un sistema che fosse conveniente".
FNBA aveva bisogno di una soluzione che organizzasse i documenti per tipologia e li preparasse per il controllo di conformità. In particolare, la banca era alla ricerca di una soluzione che tenesse traccia dei documenti di tutto il workflow. Una soluzione che mettesse al centro non solo i documenti, ma il prestito come un flusso di lavoro unico.
La banca ha trovato la soluzione ideale con OnBase.
La Soluzione
Craig Bowman, Direttore IT presso FNBA, e Hinsman hanno scoperto la soluzione durante il CommunityLIVE, la conferenza annuale degli utenti di Hyland.
"Eravamo all’evento e ci siamo imbattuti in una dimostrazione da parte degli esperti di Hyland di una nuova soluzione di tracciamento dei documenti di prestito",
ha detto Hinsman.
Una demo più approfondita con diversi Decision Maker di FNBA ha mostrato alla banca come la soluzione di tracciamento di Hyland avesse la capacità di fornire una visione completa del conto prestiti e dei documenti.
“L'approccio della soluzione è stato innovativo. Un modo completamente diverso di guardare al problema",
ha detto Hinsman.
"Mentre molte aziende utilizzano OnBase per tenere traccia di documenti e delle tipologie degli stessi, la maggior parte delle banche sta cercando un modo per tenere traccia dei prestiti".
In altre parole, le banche cercano una soluzione che veda il prestito come un oggetto a sé stante, che comprenda però tutti i documenti relativi al prestito stesso.
“Ogni prestito ha una base di documenti necessari. Tracciare questi documenti per tutta la durata dell’iter di richiesta è fondamentale",
ha affermato Hinsman.
Poiché FNBA utilizzava già OnBase, l’implementazione della parte relativa al tracciamento dei documenti di prestito ha richiesto solo sei mesi. Circa un mese dopo l'implementazione, FNBA aveva già una visibilità più chiara sui documenti mancanti o esclusi.
I Benefici
Aiuta a Garantire la Conformità alle Normative del Settore
Notificando in modo proattivo al prestatore i documenti richiesti o mancanti, la soluzione di tracciamento di Hyland aiuta a garantire la conformità durante l'intero ciclo di vita del prestito.
Aiuta anche a identificare i documenti in scadenza, informa i responsabili dei prestiti su quale nuova documentazione deve essere raccolta e avvia la conservazione dopo il pagamento. L'organizzazione evita multe e sanzioni e la reputazione è mantenuta intatta.
La soluzione offre inoltre ai revisori una visione univoca del fascicolo di prestito. È possibile vedere rapidamente se un prestito è conforme, quali documenti sono stati raccolti, quali mancano e perché, quali elementi della lista di controllo sono stati completati e perché alcuni elementi della lista di controllo non lo erano.
Fornisce una Visione Completa della Pipeline dei Potenziali Clienti
La soluzione inizia a tracciare non appena l'istituto finanziario riceve un lead, garantendo ai dipendenti una visione completa della pipeline dei potenziali clienti. Lo fa acquisendo elettronicamente quelle informazioni che in precedenza venivano salvate nei computer locali o che erano presenti solo su carta.
Adesso i dipendenti possono eseguire report che forniscono una grande quantità di informazioni in tempo reale, incluso il tipo di prestiti in corso, nonché i dati su tali prestiti. Ciò include la possibilità di tenere traccia di documenti e dati di potenziali clienti.
Migliora la Customer Experience
La soluzione si rivolge alle attività di riutilizzo e rinnovo delle garanzie sui prestiti nel settore dei servizi finanziari. Che si tratti di una banca, di un'unione di credito o di una società di prestiti non tradizionale, la soluzione offre la possibilità di tenere traccia dei dati, dei documenti e delle eccezioni per più mutuatari e prestiti.
OnBase raccoglie e ordina tutte le informazioni sul prestito, sulla corrispondenza e sul mutuatario per qualsiasi modalità di prestito che un'organizzazione può offrire. È anche indipendente dal tipo di processo di prestito.
La soluzione ha la capacità di generare report su qualsiasi dato acquisito, inclusi il tipo di garanzia, il nome dell'entità, le scadenze, le eccezioni, i tipi di documento, gli elementi aggiornati durante il processo di prestito, la garanzia sui prestiti chiusi, la visibilità della pipeline e la corrispondenza.
Dubbi, Domande, Maggiori Informazioni?
OnBase di Hyland consente di consente non solo di centralizzare la gestione dei documenti digitali, ma anche di automatizzare completamente processi aziendali complessi che coinvolgono una grande quantità di documenti.
I campi di applicazione della soluzione spaziano dal settore bancario a quello sanitario, dal settore manifatturiero al retail.
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