L'utilizzo dell'IA nell'automazione dei processi sconvolgerà gli ambienti di lavoro: la tua azienda è pronta?
Che Cos'è l'Automazione dei Processi?
L'automazione dei processi è la pratica di sostituire le attività manuali con un sistema tecnologico che esegue le attività end-to-end con un intervento umano limitato. In un contesto aziendale, l'automazione dei processi viene generalmente applicata ai processi che richiedono molto tempo, ma poco “know how” da parte dei dipendenti.
Mentre la prima automazione dei processi assomigliava alla famosa catena di montaggio di Henry Ford e utilizzava macchinari massicci, l'automazione dei processi di oggi affronta aspetti come i flussi di lavoro elettronici e l'instradamento dei documenti, l'acquisizione intelligente e persino l'analisi dei contenuti e il processo decisionale. L'attuale generazione di tecnologie di automazione dei processi utilizza software, bot e, più recentemente, l'intelligenza artificiale (IA) per accelerare e migliorare il business.
Perché l'Automazione dei Processi è Importante Ora?
Non si tratta più di stabilire se l'ottimizzazione dell'efficienza dei processi valga l'investimento nella tecnologia necessaria, ma piuttosto se un'organizzazione sia in grado di tenere il passo senza di essa.
"A causa delle condizioni economiche, l'ottimizzazione dei processi come mezzo per ridurre i costi o migliorare l'efficienza è diventata un obiettivo chiave per un gran numero di aziende",
ha scritto Gartner nella sua “Market Guide for Business Process Automation Tools”.
Lo stesso report prosegue affermando che:
"Il 42% dei partecipanti al sondaggio Gartner Next-Generation Cost Savings in General and Administrative Function 2022 ha indicato che l'ottimizzazione dei costi attraverso una migliore automazione delle risorse è una delle prime tre tecniche utilizzate con successo dai leader IT per il 2023".
Vantaggi dell'Automazione dei Processi
L'automazione dei processi è vantaggiosa per le organizzazioni grazie alla velocità e all'accuratezza, ma può anche creare un'atmosfera di lavoro e di servizio al cliente migliore per le persone che interagiscono con l’azienda. Altri vantaggi sono:
- Processi ottimizzati - Se avviata secondo le best practice, una strategia di automazione dei processi ha processi più ottimizzati e raffinati su cui lavorare. Ciò è spesso in contrasto con i processi manuali, in cui i dipendenti spesso cercano di rimediare come possono per mantenere il flusso di lavoro in movimento. Queste azioni “tappabuchi” finiscono in genere per creare problemi di processo con la scalabilità;
- Riduzione dello sforzo manuale - Se una parte del flusso di lavoro richiede che qualcuno del team legga manualmente i documenti e inserisca i dati, l'automazione dei processi ridurrà le tempistiche di tali attività automatizzando l'acquisizione dei contenuti, l'inserimento dei dati e, con l'intelligenza artificiale, può persino prendere decisioni simili a quelle umane su cosa fare successivamente;
- Aumento della produttività e dell'innovazione - Con l'automatizzazione delle attività di routine, il team può lavorare su priorità aziendali più ampie, che si tratti di innovare o fornire valore high-touch ai clienti o altre priorità aziendali;
- Maggiore precisione - I processi manuali spesso introducono errori e, quando si tratta di dati, anche piccoli errori possono diventare onerosi. I processi automatizzati seguono le regole aziendali e segnalano tutto ciò che non rientra nei parametri indicati. Con l'aumentare dell'intelligenza della soluzione di automazione dei processi, l'IA imparerà anche man mano che procede, in modo da poter risolvere i problemi comuni;
- Riduzione dei costi - Un processo rapido, accurato e perfezionato elimina le inefficienze e consente di risparmiare sui costi che possono essere reinvestiti nelle priorità;
- Conformità più rigorosa - Processi standardizzati ed eseguiti in modo coerente significano maggiore conformità, e le tracce di audit automatizzate aiutano a dimostrarlo;
- Scalabilità migliorata - Per le aziende con picchi stagionali o che stanno vivendo rapidi; periodi di crescita, i processi automatizzati possono facilmente compensare l'aumento del carico di lavoro;
- Un ottimo punto di partenza per portare l'IA sul posto di lavoro - Dall'acquisizione intelligente al machine learning che aiuta a ottimizzare i processi e i risultati, l'IA consente di migliorare continuamente mantenendo tutti i vantaggi dell'automazione.
Il Futuro dell'Automazione dei Processi è Legato all'Intelligenza Artificiale
Le prime generazioni di soluzioni per l'automazione dei processi non avevano la potenza delle attuali possibilità offerte dall'intelligenza artificiale. In poche parole: l'intelligenza artificiale cambia tutto. Con l'intelligenza artificiale, le organizzazioni possono ampliare i loro orizzonti su ciò che è automatizzabile.
Mentre in passato le opportunità di automazione dei processi erano limitate a percorsi ripetibili e programmabili, con l'IA è ora possibile applicarla a processi destrutturati e dinamici. Laddove un tempo era necessaria la revisione e l'intervento umano, oggi l'elaborazione accurata può essere insegnata alle macchine, che possono imparare a essere ancora più simili all'uomo, garantendo al contempo una maggiore precisione.
Dire che l'IA rivoluziona il modo in cui le organizzazioni possono ottenere nuove efficienze è un eufemismo. La fusione dell'IA nell'automazione dei processi aumenta drasticamente il valore e l'impatto che le organizzazioni ottengono dai loro sforzi per espandere l'automazione.
I processi che dipendono da una base di conoscenze storiche (ad esempio, l'allarmante situazione che si verifica quando le conoscenze istituzionali sono bloccate in una sola persona) possono essere notevolmente migliorati con l'IA. Una soluzione di automazione IA non solo è in grado di accedere e comprendere dati vasti e complessi provenienti da situazioni precedenti, ma può anche trarre intuizioni e conclusioni da tali dati.
"Investire nell'intelligenza artificiale per la crescita, l'efficienza e la competitività non è più un atto di fede, ma una necessità strategica per le aziende",
ha dichiarato Tiago Cardoso, principal product manager di Hyland.
"La rapida evoluzione delle tecnologie IA può comportare rischi significativi per le organizzazioni che non le adottano. Arrivare tardi nell’introduzione dell'IA può significare non solo perdere delle opportunità, ma anche rischiare che le aziende diventino obsolete, incapaci di tenere il passo con i competitor già abilitati".
Automazione Intelligente dei Processi sul Posto di Lavoro
Hyland, fornitore leader di Content Service, aveva previsto anni fa che l'evoluzione della gestione dei contenuti sarebbe stata guidata dall'intelligenza artificiale.
"L'identificazione e la categorizzazione dei documenti diventeranno un processo completamente automatizzato e diretto",
ha dichiarato Bill Priemer, CEO di Hyland, in occasione del CommunityLIVE, l'evento annuale dell'organizzazione dedicato agli utenti.
"La ricerca in linguaggio naturale diventerà un metodo comune e affidabile per recuperare esattamente i file di cui gli utenti hanno bisogno. Gli utenti potranno porre domande al sistema, che utilizzerà l'intelligenza artificiale generativa per formulare risposte basate sulle informazioni contenute nei contenuti archiviati. I flussi di lavoro saranno sempre più automatizzati, in quanto il sistema apprenderà quali informazioni e quali circostanze sono necessarie per approvare, negare e instradare il lavoro".
Mentre Priemer dipingeva il quadro di uno stato futuro, gran parte dell'IA è già disponibile in Hyland con Hyland Intelligent Document Processing (IDP).
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