Content Services: Ottimizzare la Sicurezza nel Settore Finanziario

Con l'incremento costante di nuove tecnologie all'interno delle aziende, il consumatore di oggi esige che le proprie informazioni siano al sicuro da hacker o da possibili minacce alla sicurezza.

Di recente, Dennis Chepurnov, enterprise technology expert presso Hyland ha stilato una lista di punti che le aziende dovrebbero seguire per ottimizzare sicurezza e conformità.

In questo articolo parleremo proprio di questo, prendendo spunto dagli step di Chepurnov, per capire come il content services possa aiutare banche e istituzioni finanziarie a migliorare la sicurezza, trasformando allo stesso tempo i processi interni.

Acquisire Informazioni in Sicurezza

Molte delle funzionalità che gli istituti finanziari dovrebbero migliorare riguardo sicurezza delle informazioni e conformità, sono disponibili in soluzioni di document management – all'interno di piattaforme di content services – che consentono di acquisire, archiviare e accedere alle informazioni in modo trasparente.

Le soluzioni migliori includono funzionalità di intelligent capture; essa consente una classificazione automatizzata dei dati durante l’acquisizione, permettendo di applicare policy di sicurezza, consentendo l’accesso ai documenti e la loro conservazione, raccogliendo dati in modo accurato.

Una soluzione efficiente per il document management include le seguenti funzionalità:

• Version Control – Assicura che venga processata la corretta versione del documento durante eDiscovery, fondamentale per la protezione e la conservazione dei dati;
• Records and Retention Management – Automatizza molteplici attività come quella di conservazione, di cancellazione o di archiviazione, che riducono l’esposizione in caso di violazione;
• Classificazione automatica dei dati durante l’acquisizione – Consente alle organizzazioni di applicare automaticamente i criteri di sicurezza, accesso e conservazione dei documenti;
• Data masking e redaction – Consente di poter nascondere automaticamente informazioni private o confidenziali all’interno di documenti.

Dati non Strutturati al Sicuro da Sistemi a Rischio

Oggi, con l'esponenziale aumento dell'utilizzo di dati non strutturati, informazioni importanti possono essere presenti in molti sistemi e applicazioni all'interno dell’azienda.

“Quando informazioni sensibili finiscono in ambienti indesiderati come file condivisi, allegati email e archiviazione su cloud, creano notevoli rischi di sicurezza e conformità per un’azienda”,

afferma Chepurnov.

In questo caso, è necessaria una soluzione che tenga traccia dei dati non strutturati con le seguenti caratteristiche:

• Federated Search – Consente il monitoraggio su tutti i sistemi, siti, applicazioni, archivi, dispositivi e centinaia di formati di file;
• Query Robusta – Rileva parole chiave, frasi e schemi di caratteri all'interno di file, allegati e metadati;
• Query di Ricerca Automatizzate – Genera avvisi quando il sistema rileva violazioni;
• Un Motore di Regole Flessibili – Supporta più reparti e diversi requisiti di conformità.

Condivisione Sicura di Informazioni

Le istituzioni finanziarie spesso hanno necessità di condividere informazioni sia con parti interne che esterne all'organizzazione. Proprio per questo motivo, senza un’adeguata protezione, queste informazioni sono vulnerabili.

In particolare, un’area particolarmente rischiosa riguarda le e-mail. Utilizzare account di posta elettronica personali o non protetti per scambiare documenti e informazioni finanziarie è estremamente rischioso. Tentativi di attacchi informatici verso account email come attacchi di phishing sono molto comuni in questo settore.

Una piattaforma di content services che offre l’integrazione della posta elettronica, tuttavia, fornisce un modo sicuro per inviare e ricevere file, proteggendo azienda e cliente.

In questo caso, Chepurnov afferma che è possibile sfruttare la piattaforma di content services anche per un altro aspetto molto importante – una soluzione di condivisione file sicura di livello enterprise, che include le seguenti funzionalità:

• Controlli di accesso robusti – Consente l’utilizzo di account aziendali, integrazione SSO e semplici modalità di trasferimento e revoca degli accessi;
• Crittografia dei dati e ampia sicurezza del data center – Protegge contenuti e informazioni critici con la crittografia a riposo e in transito;
• Conformità – Riduce al minimo i rischi di conformità con la protezione dei dati e i requisiti di localizzazione;
• Condivisione automatizzata – Riduce errori e rischio di esposizione accidentale.

Riduzione al Minimo dei Touch-point

L’automazione e l’integrazione dei sistemi sono fondamentali per snellire i processi finanziari e migliorare la produttività. Ma aiutano anche a proteggere le informazioni e ridurre i rischi.

Ogni volta che un sistema o un utente ha a che fare con le informazioni, queste sono considerate punti di contatto. Meno touch-point ci sono, meno possibilità ci sono per esposizione o violazione di dati.

Con queste tecnologie, è possibile velocizzare i processi, minimizzando i touch-point e ottimizzando la sicurezza:

• Automazione Workflow, processi robotici e system integration – Riduce i touch-point degli utenti per migliorare velocità e precisione automatizzando il flusso di informazioni e consentendo ai sistemi di condividere le informazioni;
• Consolidamento del sistema – Rimuove sistemi ridondanti e obsoleti che possono introdurre inutili vulnerabilità nell’ambiente di gestione delle informazioni;
• Tool Case Management – Standardizza i processi di gestione dei dati e fornisce visibilità;
• Workflow per la distribuzione delle policy – Distribuisce e traccia automaticamente il riconoscimento delle policy di sicurezza e conformità.

La piattaforma di content services OnBase di Hyland include già tutte le funzionalità di sicurezza di cui sopra.

OnBase è la soluzione riconosciuta da Gartner come leader a livello internazionale nel campo del Transactional Content Management, sistemi che consentono la cattura e la gestione di tutti i documenti aziendali, l'estrazione delle informazioni in essi contenuti, l'utilizzo delle informazioni in modo completamente integrato in tutti i sistemi IT aziendali

Per avere maggiori informazioni sulla piattaforma di Content Services Onbase di Hyland chiamaci allo (055) 538-3250 oppure scrivi a cio@florence-consulting.it .

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