In un’organizzazione la gestione della posta (sia tradizionale che digitale) è causa di rallentamenti, costi aggiuntivi e ostacoli.
Ecco qui, 5 motivi per cui dovresti adottare in azienda una soluzione di Digital Mailroom.
1. Protezione dell’Ambiente
Non è una novità che la salute del nostro pianeta sia una preoccupazione di aziende e consumatori. In molti si ritengono responsabili nei confronti dell’ecosistema e stanno spingendo le aziende verso la riduzione delle emissioni di carbonio.
La protezione dell’ambiente riguarda tutte le aziende indistintamente, sia B2B che B2C, e non si tratta soltanto di comportamento etico, ma potrebbe essere uno dei fattori decisivi in fase di acquisto da parte di un potenziale cliente.
L’implementazione di una mailroom digitale è il primo passo per diventare un’azienda ecosostenibile; molto spesso infatti, la posta è la principale causa di un impiego sconsiderato di carta.
2. Riduzione Costi Operativi
La carta è costosa da acquistare, archiviare e gestire. Probabilmente all'interno della tua azienda esiste personale addetto alla corrispondenza; questo processo manuale comporta costi elevati in termini di tempo ed energia, e non è tutto. Una volta organizzati ed elaborati tutti i documenti, essi devono essere archiviati e distribuiti on-premise o offsite, facendo lievitare ulteriormente i costi.
Pensa a tutte le volte in cui viene perso un documento importante; i tuoi dipendenti spendono tempo nella ricerca di tale documento invece di occuparsi delle proprie attività lavorative.
Con una mailroom digitale, i documenti sono sempre disponibili e facilmente ricercabili e le mail vengono processate automaticamente grazie al software OCR.
3. Customer Service Ottimizzato
Con una digital mailroom le informazioni in entrata sono automaticamente catalogate secondo:
- Livello di importanza;
- Oggetto;
- La persona più adeguata a rispondere ad una richiesta specifica.
Le funzionalità appena elencate saranno di grande aiuto per il team customer service che potrà così garantire risposte più tempestive ai clienti, ottimizzando quindi le attività di supporto.
4. Conformità alle normative vigenti
In ottica di garantire la conformità alle normative, molte organizzazioni stanno implementando soluzioni per eliminare il cartaceo. La soluzione di mailroom digitale di Ephesoft è conforme alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
La maggior parte delle aziende decide di investire quando ormai è troppo tardi. Essere proattivi permette di evitare multe onerose e contribuisce a migliorare l’intero ecosistema aziendale.
5. Maggiore Cooperazione tra Team
Una soluzione di Digital Mailroom ha effetti positivi anche sulla cooperazione tra team di lavoro. Condividere documenti cartacei è sempre un problema: potrebbero perdersi o danneggiarsi ed è difficile tenerne traccia.
La Digital Mailroom consente di superare tutti questi problemi rendendo la comunicazione e la cooperazione tra i team della tua azienda molto più semplice. Grazie alla condivisione di file PDF, è possibile evitare insidie comunemente associate a documenti digitali come errori di formattazione e problemi legati alla sicurezza dei dati.
Ephesoft Smart Capture Mailroom Automation
La soluzione Smart Capture Mailroom Automation di Ephesoft, grazie alla sua tecnologia automatizzata, identifica e organizza i documenti con precisione e velocità. Il software è in grado di distinguere le categorie di documenti senza necessità di inserire i codici sorgente delle pagine.
La potenza del workflow di Smart Capture Mailroom Automation risiede nella sua funzionalità di ordinamento automatico e nella facilità di utilizzo.
Per avere maggiori informazioni sulla soluzione Ephesoft Smart Capture invia una mail a cio@florence-consulting.it, chiama lo (055) 538-3250 oppure compila il form sottostante.
