La tecnologia di Robotic Process Automation (RPA) sta rapidamente emergendo come un'estensione naturale delle attività legate alla digital transformation poiché sempre più organizzazioni cercano di ottimizzare i propri processi aziendali.
Oggi, l’RPA è una delle aree di investimento in più rapida crescita per le organizzazioni.
Con molteplici applicazioni verticali e orizzontali, le organizzazioni utilizzano strumenti RPA per automatizzare attività manuali, ad alto volume e ripetitive, soprattutto quelle in cui l’intervento non aggiunge valore aziendale incrementale.
Come parte di una strategia più ampia di content service, combinata con altre funzionalità intelligenti di automazione e gestione delle informazioni, l’RPA può essere preziosa per risolvere le sfide aziendali gestendo efficacemente i flussi di lavoro digitali, migliorando l'efficienza e l'accuratezza dei processi, riducendo i costi operativi e soddisfacendo le crescenti esigenze IT.
La Robotic Process Automation è stata provata e testata, e promette grandi rendimenti con uno sforzo minimo.
Ma realmente non esiste una soluzione RPA che sia “one-size-fits-all”. Come possiamo definire la strategia più adeguata e trovare il provider RPA più compatibile con le esigenze dell’azienda? Cosa dobbiamo prendere in considerazione?
Hyland ha stilato una lista di 10 suggerimenti per la scelta di una soluzione RPA ottimale.
1. Definizione delle Esigenze: Fornitore di Software RPA Frammentario o End-To-End?
Prima di iniziare la valutazione della soluzione e del vendor, è necessario capire quali sono i processi di business da automatizzare. Attualmente ci sono solo poche attività ad alta priorità o l’azienda sta pianificando di automatizzare più processi tra le unità di business in futuro? È sufficiente una soluzione standard oppure è necessaria una soluzione personalizzata?
Se l’organizzazione ha esigenze di automazione relativamente semplici, l'implementazione di uno strumento RPA standard può essere la scelta giusta. Lo stesso vale per l'upscaling di processi semplici.
Quando si tratta di affrontare processi più grandi e complessi, tuttavia, l’organizzazione ha bisogno non solo di uno strumento di RPA, ma anche di un partner con un approccio di automazione olistico e una lunga esperienza nel supportare le organizzazioni a trasformare i processi.
In questi casi, è consigliabile scegliere un provider che possa offrire non solo una suite completa di strumenti RPA end-to-end, dall'analisi dei processi alla gestione dei bot, ma che possa anche fornire una consulenza adeguata con esperti di settore.
Se l’organizzazione sta cercando di implementare soluzioni per l’automazione dei processi, è importante che il provider RPA possa fornire un software intuitivo in modo da poter automatizzare i processi in modo indipendente, preferibilmente con una struttura di distribuzione semplificata senza codifica e personalizzazioni estese per ridurre la dipendenza da IT.
2. Estensione dell'RPA: Verificare le Opzioni di Integrazione e le Capacità Complementari
Le tecnologie RPA non funzionano a vuoto. La maggior parte delle distribuzioni RPA coinvolge altri sistemi dall'inizio e si espande ad altri reparti e processi nel tempo.
Pertanto, quando selezioniamo una piattaforma RPA, è importante considerare le capacità di integrazione con gli altri sistemi, sia quelli dell'ambito iniziale che quelli che probabilmente lo saranno nel prossimo futuro.
Inoltre, è spesso possibile aumentare ulteriormente il valore dell'RPA con funzionalità complementari. Le tecnologie di automazione intelligente come l'acquisizione avanzata dei dati o la gestione delle comunicazioni con i clienti (CCM) non solo possono portare l'automazione dei processi a un livello superiore, ma possono anche migliorare notevolmente l'esperienza degli utenti e dei clienti.
Tuttavia, non tutti gli strumenti RPA supportano estensioni per tali funzionalità, quindi questo è un altro fattore importante da considerare quando si valutano i requisiti funzionali.
3. La User Experience ha la Priorità
Poiché solitamente si pensa all'RPA come ad una tecnologia autonoma, le organizzazioni trascurano facilmente l'importanza della user experience.
Tuttavia, considerato che spesso gli strumenti RPA prevedono meno interazioni umane rispetto a molte altre applicazioni, rendere tali interazioni ottimali e intuitive è di fondamentale importanza.
Un'interfaccia utente complessa o mal progettata può ritardare l'implementazione di nuovi robot software e può contribuire alla resistenza individuale e influire sulla scelta dell’adozione di RPA all'interno di un'organizzazione.
Quando parliamo di RPA, non dobbiamo pensare che la user experience si limiti al monitoraggio di bot e processi. Una piattaforma RPA capace fornisce anche interfacce intuitive e ottimizzate per la documentazione dei processi, automation design, report e analisi avanzate.
Un’interfaccia adeguata aiuta ad ottimizzare le modalità di lavoro di utenti e admin, sia che lavorino con pochi bot che con centinaia.
4. Consapevolezza dei Costi e dei Diversi Modelli di Prezzo
Quando si investe in una nuova tecnologia, è importante avere una chiara panoramica del costo totale di proprietà (TCO), compresi i costi diretti e indiretti associati all'investimento.
Ciò non comporta solo il calcolo del costo della tecnologia in base al prezzo del fornitore, ma anche eventuali costi aggiuntivi per integrazioni, consulenza, manutenzione, formazione e altro ancora. È importante avere una visione olistica mentre decidiamo quale modello di prezzo si adatta meglio alle esigenze aziendali.
Le piattaforme RPA possono essere valutate in modi notevolmente diversi. Alcuni fornitori possono offrire licenze tradizionali per bot, mentre altri offrono modelli pay-per-use in cui i costi maturano solo quando un processo automatizzato viene completato con successo. In altre parole, i costi sono calcolati solo se i robot sono effettivamente attivi.
5. Inizia in Piccolo, Pensa in Grande: Interpreta la Scalabilità per l’Utilizzo dei Bot
Intraprendere un percorso nell’automazione può significare anche iniziare da un’attività relativamente piccola e poco dispendiosa, ma per ottenere un vantaggio competitivo concreto, dobbiamo pensare a ridimensionare le opzioni con largo anticipo.
L'espansione dell'RPA a più processi in tutta l'organizzazione può aiutare a sfruttare le economie di scala e il potenziale olistico di tale soluzione. Tuttavia, non tutti gli strumenti RPA lo rendono facile da attuare.
È essenziale per l’organizzazione avere la capacità di scalare facilmente e gestire centralmente la soluzione RPA.
Nel prossimo articolo parleremo degli ulteriori 5 suggerimenti di Hyland per ottimizzare la propria strategia RPA.
Nel frattempo, scopri di più sulla tecnologia RPA di Hyland in questo articolo: ↪ Hyland Amplia la Suite di Prodotti con una Potente Soluzione RPA
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