Gli strumenti di acquisizione automatica dei documenti hanno subìto molti cambiamenti nel corso degli anni, dovuti alle innovazioni tecnologiche e ai cambiamenti della domanda di mercato.
La nuova generazione di questi strumenti, che possiamo chiamare Pervasive Capture, è una vera e propria sfida per i fornitori che offrono tecnologie legacy ancora legate a server e desktop.
Ripercorriamo brevemente l’evoluzione delle tecnologie di acquisizione documentale fino ad arrivare a quella che è oggi la Pervasive Capture.
Acquisizione Centralizzata
Quando gli strumenti per l’acquisizione automatica di documenti hanno iniziato a diffondersi, l’attenzione era rivolta esclusivamente alla digitalizzazione del cartaceo. Possiamo identificare l'acquisizione centralizzata come l’età della pietra della Digital Transformation. Le aziende erano dotate di strumenti di scansione che adottavano hardware e software estremamente costosi per digitalizzare i propri documenti cartacei.
I documenti arrivavano via mail o tramite posta tradizionale e venivano inviati ad uno scanner ad alta velocità; successivamente, venivano organizzati in gruppi e archiviati in specifici repository. Le licenze per accedere ai documenti digitalizzati erano estremamente costose e l’accesso era limitato ad un gruppo selezionato di utenti all'interno dell’azienda.
Acquisizione Decentralizzata
Con la diminuzione dei costi di hardware e software, le aziende hanno incrementato la presenza di strumenti di acquisizione presso filiali e sedi decentrate. I costi relativi alla corrispondenza sono stati eliminati, ma i documenti cartacei erano sempre presenti, con una grande quantità di documenti elaborati nella varie sedi.
Questo ha comportato un risparmio di tempo nei processi, un ritorno sull'investimento più rapido e un miglior accesso ai documenti digitali appena creati.
Acquisizione Distribuita
L'aumento di soluzioni per la scansione di documenti a costo ridotto ha consentito alle organizzazioni di dotarsi di strumenti per la digitalizzazione dei documenti accessibili a tutti i dipendenti.
È proprio in questo periodo che il software di acquisizione automatica ha iniziato a estendere le proprie funzionalità anche ai documenti digitali. Fax digitali, allegati e-mail e altri documenti “born digital” erano l’obiettivo successivo della digitalizzazione dei documenti.
Pervasive Capture
Ed eccoci al 2018, l’era della Pervasive Capture. Nel mondo di Robotic Process Automation (RPA) e Intelligent Process Automation (IPA), lo Smart Capture adesso è disponibile attraverso APIs Web Services per l’automatizzazione di tutti i processi documentali.
Adesso, è possibile ottenere informazioni in tempo reale durante il processo attraverso un servizio di document intelligence, creando micro-efficienze per ogni singolo documento.
Quindi? Cosa significa? Le aziende possono esaminare i flussi di lavoro esistenti e i processi robotizzati, e utilizzare questi dati per incrementare l'efficienza di automazione. Il flusso di lavoro utilizza la piattaforma Smart Capture per classificare le tipologie di documenti caricati ed estrarre i dati pertinenti.
Il processo consente l’eliminazione dell’intervento umano e il raggiungimento di livelli di efficienza molto elevati, impedendo allo stesso tempo eventuali errori.
Se vuoi avere maggiori informazioni riguardo la soluzione di Smart Capture Ephesoft invia una mail a cio@florence-consulting.it, chiama lo (055) 538-3250 oppure compila il form sottostante.