Negli ultimi otto anni, il carico di progetti IT è aumentato ogni anno di oltre il 30%. Ma sono le attività più gravose e ripetitive che storicamente hanno appesantito i reparti IT.
Questo ha creato una perdita di tempo e di risorse preziose. Che si tratti di aggiornare un modulo o di rispondere a richieste di assistenza e attrezzature, i professionisti IT si ritrovano invischiati nella monotonia delle attività quotidiane. Come possiamo quindi liberare le risorse IT dallo svolgimento di queste attività? È qui che entra in gioco l'automazione dei processi IT.
Questi potenti strumenti danno sollievo ai team tecnici automatizzando e snellendo processi, procedure e protocolli ripetitivi. Grazie all'automazione, i team tecnici possono recuperare tempo prezioso ogni giorno per concentrarsi su iniziative più strategiche e ad alto impatto.
Che Cos'è un Processo IT?
“Posso avere un nuovo computer portatile? Sono appena caduto in una truffa di phishing? Dovremmo usare l'intelligenza artificiale?”
I team IT si occupano quotidianamente di richieste come queste in tutte le organizzazioni, ma spesso le loro competenze superano di gran lunga quelle necessarie per affrontare compiti e richieste più semplici. Sono gli esperti in materia di tecnologie emergenti e svolgono un ruolo chiave nell'acquisto e nell'implementazione di hardware e software. Inoltre, salvaguardano le risorse e i dati digitali per proteggersi dai cyberattacchi, senza contare che contribuiscono a garantire che le organizzazioni siano conformi alle leggi sulla privacy dei dati digitali, in continua crescita.
Tutti questi compiti, e molti altri ancora, coinvolgono i processi IT, ovvero le attività passo dopo passo volte a mantenere le organizzazioni agili e fiorenti.
Perché Automatizzare i Processi IT?
L'automazione dei processi IT è un modo intelligente e strategico per aumentare l'efficienza del team IT e capitalizzare il suo talento. E in un ambiente aziendale guidato dalla tecnologia, questi risparmi di tempo e nuove efficienze non sono solo cruciali, ma sono attesi: l'80% dei dirigenti ritiene che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale.
Permette alle organizzazioni di adattarsi efficacemente alle nuove tecnologie, ai requisiti di reporting e alle esigenze aziendali. E i migliori talenti tecnologici possono fare ciò che sanno fare meglio: implementare le tecnologie più recenti e rispondere meglio alle esigenze tecnologiche complesse e in rapida evoluzione dell'organizzazione.
3 Modalità per Applicare l'Automazione dei Processi IT alla Vostra Organizzazione
L'automazione non può sostituire l’apporto di un essere umano in qualsiasi attività. In alcuni casi, l'automazione non è adatta; il pensiero critico e le connessioni significative possono essere più necessarie in alcuni compiti che in altri. Tuttavia, molti altri compiti essenziali sono candidati ideali per l'automazione.
Che cosa si può automatizzare? Ecco alcuni esempi di automazione dei processi IT che consentono ai team IT qualificati di impiegare il loro tempo prezioso altrove, affrontando sfide più complesse per l'azienda.
1. Operations Management
Che si tratti di fornire servizi IT, di proteggere dalle vulnerabilità o di monitorare le prestazioni dei sistemi IT che gestiscono, i team IT hanno un pesante carico quotidiano. Fortunatamente, l'automazione dei processi IT può sollevare questo pesante fardello dalle loro spalle.
Ad esempio, l'automazione dei processi IT può inviare alert automatici sui malfunzionamenti del software, gestire le richieste di installazione di software o le esigenze di apparecchiature ed esplorare le cause di interruzioni o errori in corso.
Per quanto riguarda la gestione dei progetti, la tecnologia può automatizzare i flussi di lavoro, inviare promemoria quando le scadenze si avvicinano, inviare aggiornamenti sullo stato in tempo reale e gestire la distribuzione e il controllo delle versioni dei documenti.
Nella gestione degli asset, l'automazione dei processi IT può creare elenchi aggiornati delle licenze software e dell'hardware di un'organizzazione, registrare la posizione attuale di hardware come tablet o dispositivi per videoconferenze e ridistribuire tali asset come richiesto, in base alle esigenze aziendali.
2. Sicurezza e Recupero dei Dati
Per qualsiasi team IT, la sicurezza informatica è un aspetto fondamentale e l'automazione dei processi IT può supportare gli sforzi per salvaguardare i dati aziendali, le informazioni commerciali e la proprietà intellettuale.
L'automazione dei processi IT può essere programmata per rilevare potenziali violazioni e avviare flussi di lavoro automatizzati che consentono una risposta immediata, assicurando al contempo la programmazione e l'avvio delle patch software e degli altri aggiornamenti di sicurezza necessari. Inoltre, è in grado di applicare automaticamente pratiche di cybersecurity come l'autenticazione a più fattori e le policy di controllo degli accessi per gli utenti di un'organizzazione.
Dopo una violazione o un altro inconveniente tecnologico, l'automazione dei processi IT può aiutare i team a recuperare rapidamente i dati. I backup dei dati, compresa la verifica della completezza e della validità dei backup, possono essere automatizzati. L'automazione delle attività di ripristino post-attacco può aiutare le organizzazioni a ricostruire rapidamente i dati e le applicazioni per un rapido ritorno alle operazioni regolari.
3. Rendicontazione, Governance e Conformità
Infine, l'automazione dei processi IT semplifica le responsabilità in materia di reporting, governance e conformità, aiutando a produrre informazioni coerenti, trasparenti e tracciabili.
Le soluzioni di automazione creano report e analisi che forniscono informazioni in tempo reale sulle prestazioni complessive di un reparto IT. Generano audit trail e report di conformità, aiutando le organizzazioni a tenere sotto controllo le politiche interne, le aspettative del settore e le normative governative.
Se costruiti con la giusta logica e le regole che corrispondono agli standard e ai requisiti di un'organizzazione, i processi di automazione proteggono dagli utenti che si discostano dalle policy IT e notificano ai membri del team IT quando qualcosa va storto.
Sfruttare i Vantaggi dell'Automazione dei Processi IT
Siete stanchi di perdere tempo in attività banali e noiose? Ecco un piccolo incoraggiamento: ridurre al minimo il lavoro occupato è un grande vantaggio dell'automazione dei processi IT. Le vostre risorse IT altamente qualificate non dovrebbero passare le loro preziose ore di lavoro a rispondere alle richieste dei laptop o a cercare manualmente i dati, ma dovrebbero occuparsi di attività più strategiche e ad alto impatto.
E i vantaggi vanno ben oltre. Altri benefici includono:
- Dati migliori - Quando l'inserimento dei dati è automatizzato, c'è meno rischio che un dipendente registri le informazioni sbagliate. Al contrario, i processi automatizzati forniranno risultati coerenti e affidabili;
- Capacità di crescita - Con l'espansione della forza lavoro o dei modelli di business, gli strumenti di automazione possono semplificare la distribuzione di computer portatili, l'acquisto di licenze software e altre attività IT correlate, aiutando i team a scalare rapidamente per soddisfare le richieste;
- Meno interruzioni IT - Quando la gestione degli incidenti è automatizzata, gli strumenti di automazione avvisano i team tecnici delle interruzioni in tempo reale, garantendo una risposta, un'azione e una risoluzione più rapide;
- Assistenza 24 ore su 24 - Gli strumenti di automazione non dormono. Sono in grado di analizzare costantemente le funzioni IT alla ricerca di potenziali violazioni e interruzioni, più velocemente di un essere umano, e di rispondere alla richiesta notturna di un lavoratore remoto di un nuovo computer portatile o di uno strumento software;
- Rendicontazione più semplice - Con la raccolta e l'aggregazione dei dati semplificata, gli strumenti di automazione offrono una visibilità fondamentale sull'utilizzo della tecnologia da parte dell'azienda. Queste informazioni possono indurre risparmi sui costi e nuove efficienze in tutta l'organizzazione. Potrebbero rivelare che un reparto ha troppe licenze software o aiutare a identificare la posizione di un sistema di videoconferenza da utilizzare per una riunione del consiglio di amministrazione pianificata all’ultimo minuto.
Scegliere i Giusti Strumenti e Software per l'Automazione dei Processi IT
Ogni organizzazione e reparto IT ha esigenze e obiettivi specifici e non tutti gli strumenti sono adatti a tutte le organizzazioni. La scelta del software e degli strumenti di automazione dei processi IT giusti richiede una comprensione approfondita dei requisiti reali dell'organizzazione.
Nel valutare le opzioni, considerate queste domande per aiutarvi a scegliere il software e gli strumenti giusti per l'automazione dei processi IT:
- Quali processi IT state automatizzando e la soluzione è in grado di fornire risultati in queste aree?
- La soluzione può integrarsi con gli strumenti e i sistemi già esistenti nella vostra organizzazione?
- È in grado di crescere e di adattarsi alle mutevoli esigenze dell'organizzazione in seguito all'espansione o all'implementazione di nuove tecnologie?
- La soluzione è facile da usare? Include, ad esempio, strumenti a basso o nullo contenuto di codice che ne incoraggiano l'adozione?
- Soddisfa le esigenze specifiche di sicurezza e conformità della vostra organizzazione?
Con l'Automazione dei Processi IT, la Trasformazione è in Atto
"Lavoro intelligente" è la parola d'ordine, e le organizzazioni sono concentrate al massimo sull'ottimizzazione del loro talento. Infatti, si prevede che il 25% dei CIO utilizzerà una forza lavoro connessa e potenziata nei prossimi anni per accelerare la capacità di aggiornamento delle competenze del proprio personale, in parte grazie ai progressi nell'automazione del lavoro e all'intelligenza artificiale.
Questo perché l'automazione può trasformare il lavoro dei team IT. Con le responsabilità razionalizzate e il campo libero, i professionisti IT qualificati sono liberi di dipingere il futuro - un futuro che spinge l'innovazione e supera i limiti.
Se vuoi scoprire di più su come automatizzare i processi IT della tua azienda invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250. Visita il nostro sito per avere ulteriori informazioni sulle soluzioni di Process Automation, in alternativa puoi compilare il form sottostante con la tua domanda.