Quando si tratta di iniziative di digitalizzazione e modernizzazione, la maggior parte delle organizzazioni tende a concentrare la maggior parte dei propri sforzi su attività rivolte ai clienti come il customer service e le comunicazioni di marketing.
I dipendenti del back office potrebbero non interagire direttamente con i clienti, ma il 60% dell'insoddisfazione dei clienti può essere ricondotto a un supporto e un'amministrazione inefficaci nel back office, secondo Capgemini.
Allora, perché tutti ignorano il back office? È piuttosto semplice.
Ogni anno, le aspettative di ROI sugli investimenti tecnologici aumentano. E il modo più semplice per dimostrare il ROI è investire in soluzioni che offrano un ritorno diretto 1:1 sui nuovi affari. Quando un risultato può essere ricondotto a un'azione, è facile mostrare il valore di quell'azione.
Ad esempio: interruzioni della supply chain. Sebbene le organizzazioni stiano già affrontando problematiche sfidanti relative alla supply chain, gli impatti possono essere disastrosi quando anche solo una milestone non viene portata a termine, soprattutto se si tratta della fase iniziale di un lungo processo.
Ipotizziamo che una fattura non sia stata pagata in tempo; a causa del mancato pagamento, la spedizione è ritardata; quindi, un'intera linea di prodotti non viene costruita perché mancano le parti di cui ha bisogno. Il risultato? Il prodotto non è dove deve essere in tempo per le festività natalizie, tutto perché il personale nel back-office non sapeva di avere una scadenza imminente per la fattura.
Più passaggi ci sono tra l’azione iniziale e l’esito finale, più è difficile dimostrarlo. Ciò non rende l’azione iniziale meno importante.
Pertanto, quando i leader IT cercano i modi migliori per creare nuovi processi digitali, aumentare la produttività, ridurre i rischi e realizzare un rapido ROI, si concentrano su soluzioni che mostrano un impatto più immediato sui ricavi.
In alcuni casi però, manca una visione completa di come funziona la propria organizzazione. Più a lungo lasci che i reparti "nascosti" operino con processi obsoleti, più valore perdi. Vendere di più dà solo un vantaggio sul tuo margine di profitto, ma ogni centesimo che risparmi nel back-office colpisce direttamente i profitti rendendo la tua organizzazione più adattabile al cambiamento.
Perché il Back Office è Importante
Quando pensi agli sforzi di modernizzazione che avranno il maggiore impatto sui tuoi sforzi organizzativi rivolti al futuro, pensa come Julie Andrews: parti dall'inizio (un ottimo punto di partenza). Il back office.
Senza il back office, la tua organizzazione crollerebbe. Non è un'esagerazione. Non puoi pagare le fatture. Non puoi firmare nuovi contratti. I tuoi sistemi IT non funzionerebbero. Non puoi assumere nuovi dipendenti.
Immagina come ciò influenzerebbe i venditori, il dipartimento di marketing, il tuo team di customer success.
Ora pensa a come vanno le cose oggi.
Le piattaforme tecnologiche legacy e i silos di informazioni contribuiscono ai colli di bottiglia che rallentano i processi, certo, ma il contributo maggiore è dato dal "business as usual": attività quotidiane, cartacee e manuali.
Questo tipo di lavoro non solo comporta costi più elevati poiché richiede più tempo per essere completato, con un rischio di errore che porta a rilavorazioni e costi aggiuntivi, ma impedisce anche ai dipendenti di perseguire altre iniziative che aggiungono valore all'organizzazione.
I tuoi dipendenti di back office e le attività di cui sono responsabili sono più preziosi dei noiosi processi su cui trascorrono il loro tempo. È impossibile per il tuo back office lavorare abbastanza da far sì che il loro reparto sia tutt'altro che un centro di costo.
Ora pensa a come costruiresti i processi di back office se potessi ripartire dall'inizio, senza preoccuparti dei tuoi sistemi legacy, dove sono archiviate le informazioni aziendali cruciali e scuotere lo status quo.
Elimineresti i processi manuali, dal modo in cui le informazioni vengono acquisite quando entrano nei tuoi sistemi, al modo in cui vengono indirizzate ad altri sistemi, al modo in cui sono disciplinate dagli standard di conformità. Costruiresti processi progettati per risparmiare tempo e denaro, ridurre gli errori e creare un'esperienza migliore per dipendenti, clienti, fornitori e partner.
Back Office Automation: Avere un Impatto Rapido
Per trasformare le funzioni di back office in dipartimenti strategici che si concentrano su iniziative che generano entrate e crescita organizzativa, il primo passo logico è eliminare i processi inefficienti.
Ma aspetta, stiamo parlando di posti di lavoro, giusto? L'automazione di queste funzioni di back-office renderà il personale in esubero?
Affatto. La giusta soluzione di automazione completa il back office, aiutando i dipendenti non solo a lavorare in modo più efficiente e produttivo, ma anche a essere più soddisfatti del proprio lavoro.
Come bonus, la tua organizzazione non solo cresce più velocemente: una strategia di automazione intelligente è la chiave per crescere in modo più intelligente.
"Ottenere un'automazione corretta richiede una forte attenzione alle strategie delle persone, trasformando l'azienda pur mantenendo una forza lavoro impegnata, motivata e adeguatamente qualificata".
- EY Report.
Da Dove Iniziare ad Automatizzare i Flussi di Lavoro Aziendali nel Back Office
Ecco un altra parte scoraggiante: il back office non è una singola squadra con un unico obiettivo. Allora, qual è il reparto migliore da cui iniziare?
Abbiamo identificato i due reparti di back office in cui la digitalizzazione avrà il maggiore impatto: contabilità e risorse umane.
Invece di Andare Avanti in Modo Proattivo, il Reparto Accounts Payable sta Cercando di Recuperare il Ritardo
Con la sua visione unica del flusso di cassa di un'organizzazione, il reparto contabilità (AP) può e deve svolgere un ruolo strategico nell'efficienza operativa e nel successo finanziario dell'azienda.
Ma finché i reparti AP continueranno a ricevere fatture in formati non strutturati, come carta, PDF inviato per e-mail o fax, l'inserimento manuale dei dati e processi inefficienti continueranno a rappresentare le principali sfide per questi reparti.
Quando questi processi sono automatizzati, tuttavia, il tuo team può iniziare a concentrarsi su cose che trarranno valore reale dal loro reparto, come la negoziazione del contratto, i rinnovi in sospeso e il valore di utilizzo del fornitore.
Invece di Concentrarsi sulle Persone, le Risorse Umane sono Impegnate con le Scartoffie
È una storia simile in un'altra area del back office, le risorse umane (HR), dove le scartoffie che richiedono tempo occupano una parte significativa della giornata. Questo lascia poco tempo al personale delle risorse umane per concentrarsi sulle persone che mantengono la tua organizzazione in funzione.
Invece di concentrarsi sull'assunzione dei migliori talenti o sulla creazione di grandi esperienze per i dipendenti che migliorano la produttività e la fidelizzazione, i professionisti delle risorse umane dedicano molto tempo alla gestione dei numerosi documenti coinvolti durante il ciclo di vita dei dipendenti.
Il Valore dell'Automazione AP
Immagina una funzione AP efficiente e semplificata che non si limita a garantire la ricezione e l'elaborazione tempestiva delle fatture; si tratta di ottimizzare l'intero ciclo di vita procure-to-pay, liberare capitale circolante e guidare la crescita dell'organizzazione.
Un componente principale dell'automazione intelligente è l'acquisizione intelligente dei dati. Questo potente strumento consente di acquisire le fatture alla fonte, indipendentemente dal formato in cui arrivano, eliminando la necessità per il personale AP di inserire manualmente le informazioni nell'ERP.
Quindi, i flussi di lavoro automatici indirizzano le fatture per l'approvazione, riducendo al minimo il numero di “tocchi” per transazione ed eliminando il rischio di errore. L'automazione del flusso di lavoro ti consente anche di rimanere al passo e di ottenere sconti sui pagamenti anticipati.
E una perfetta integrazione con i tuoi sistemi esistenti significa che gli utenti possono accedere istantaneamente a documenti di pagamento correlati come ricevute e distinte di imballaggio da un'unica schermata.
Ottimizza le Funzioni HR di Back Office
Ora è il momento di ottimizzare le attività di back office delle risorse umane.
Le giuste soluzioni per le risorse umane eliminano i processi cartacei rischiosi e costosi, forniscono un accesso più semplice ai file dei dipendenti, semplificano i flussi di lavoro e migliorano le esperienze dei dipendenti.
Questo è importante, perché nel mondo odierno del lavoro a distanza, i team delle risorse umane devono essere in grado di lavorare in modo efficiente e sicuro da qualsiasi luogo, a volte senza dover mai entrare in ufficio per recuperare un documento.
Grazie alla gestione dei contenuti elettronici, al case management, all'acquisizione e alla sincronizzazione e condivisione dei file aziendali, Hyland consente ai dipartimenti delle risorse umane di eliminare la carta, ridurre i rischi e garantire la sicurezza dei dati.
Il risultato? Un dipartimento delle risorse umane potenziato che dedica meno tempo alle scartoffie e più tempo a influenzare ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti, creando effetti a catena in tutta l'organizzazione.
In Conclusione
In un mondo sempre più digitale, è necessario ottimizzare le funzioni di back office. Ciò significa eliminare i processi manuali che riducono l'efficienza.
Le integrazioni aziendali di Hyland eliminano la necessità di passare da una schermata all'altra per trovare le informazioni giuste, portando a una maggiore adozione e soddisfazione degli utenti.
Per avere maggiori informazioni sulle soluzioni Hyland per l’automazione delle attività di back office invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250. Visita la pagina dedicata sul nostro sito per ricevere ulteriore materiale informativo o per richiedere una demo gratuita.
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