Cos’è l’automazione intelligente? Sfrutta l’intelligenza artificiale? E, cosa più importante, possiamo applicarla alla nostra organizzazione?
Per molti business leader, l’automazione intelligente è un’iniziativa entusiasmante. È una funzionalità che solitamente viene presentata in occasione di summit per leadership che guardano al futuro.
“L’automazione intelligente è il futuro. È la prossima grande novità, non è possibile competere senza”.
Niente di più vero. Ma, sebbene sia vero che l’automazione intelligente è un fattore fondamentale in termini di competitività sul mercato, per prima cosa le organizzazioni devono capire cos’è e come potrebbe contribuire nel raggiungimento degli obiettivi di business.
Il termine automazione intelligente è molto gettonato – è una funzionalità in grado fare la differenza in qualsiasi settore, dal settore bancario e assicurativo a quello sanitario.
Ma prima di affrontare il “come”, cerchiamo di capire cos’è.
Intelligenza Artificiale vs. Automazione Intelligente – Le Definizioni
L’intelligenza artificiale (IA) è il componente fondamentale della tecnologia cosiddetta “intelligente”; comprende importanti funzionalità, dall’automazione intelligente ai codici “intelligenti” all’interno di macchine e robot.
Detto questo, tutto ciò che è intelligenza artificiale “apprende” dai set di dati a cui li esponiamo. Ormai l’intelligenza artificiale è abbastanza diffusa: dalla lettura più rapida di immagini in ambito sanitario all’utilizzo per la previsione del comportamento dei consumatori nei servizi finanziari.
Adesso passiamo all’automazione intelligente. Possiamo pensare all’automazione intelligente come ad una derivazione dell’intelligenza artificiale.
L’automazione intelligente è basata su intelligenza artificiale, ma le organizzazioni la sfruttano in genere per attività circoscritte, come la creazione di flussi di lavoro solidi o per l’utilizzo di abilità di apprendimento per anticipare le esigenze di utenti e clienti.
Quindi, sebbene sia programmata con logica incorporata, apprende anche mentre sta lavorando.
5 Esempi di Automazione Intelligente
L’automazione intelligente può diventare una parte importante del proprio business, ma identificare dove può avere un impatto considerevole è il primo step da seguire.
Per molte aziende, sfruttare l’automazione intelligente significa implementare una piattaforma di content service, che fornisce una visione completa di tutti i contenuti di cui una soluzione di automazione intelligente necessita per distribuire rapidamente ed efficacemente.
In questo ambiente, l’automazione intelligente può fornire informazioni, ridurre i costi, incrementare la velocità e l’accuratezza ed eliminare i colli di bottiglia.
Guardiamo rapidamente a 5 modalità per sfruttare l’automazione intelligente all’interno di un’organizzazione.
1. Cattura Intelligente
La cattura intelligente è il fulcro dell’automazione intelligente. Non solo cattura i dati – anche non strutturati come quelli scritti a mano – ma li analizza e li classifica.
Una soluzione di cattura intelligente efficace consente di:
- classificare, estrarre e validare informazioni in entrata;
- velocizzare il completamento dei processi;
- ridurre i costi;
- ridurre il rischio di errori umani;
- avere un ambiente di lavoro totalmente “senza carta”.
Caso d’uso: una delle principali compagnie aeree americane ha implementato una soluzione di acquisizione intelligente nel proprio dipartimento di contabilità clienti.
Il cambiamento, incentrato principalmente sull’implementazione di una nuova soluzione, ha consentito al team di contabilità di passare dall'elaborazione di 400 documenti all'ora a 2.000.
La soluzione estrae informazioni sui pagamenti non appena arrivano e le esporta nel sistema in cui le informazioni sono convalidate rispetto a fonti di dati noti in AS 400 e SAP.
2. Automazione dei Processi
La maggior parte delle aziende ha processi strutturati che possono mappare su un diagramma di flusso, il che significa che hanno passaggi e risultati prevedibili.
Questi sono i processi che possiamo ottimizzare facilmente con l'automazione intelligente per fornire un valore significativo alle persone giuste.
L’automazione dei processi consente di:
- inoltrare i documenti per l’approvazione in modo intelligente e in base a regole impostate;
- recuperare automaticamente informazioni contestuali pertinenti;
- automatizzare task basati su regole;
- inviare notifiche di attività e aggiornamenti;
- bilanciare in modo intelligente i carichi di lavoro.
Caso d’uso: anni fa, un istituto finanziario di Vienna si è trovato in difficoltà nel momento in cui ha acquisito nuovi clienti. Il sistema di gestione documentale utilizzato in precedenza era dispendioso in termini di tempo, di denaro e comprendeva una varietà di formati che andavano dai datasheet ai documenti cartacei, tutti i processi richiedevano immissioni manuali ripetitive ed erano vulnerabili ad imprecisioni.
Adottando una piattaforma di content service con processi di automazione integrati, l’istituzione finanziaria ha integrato il proprio sistema di core banking che ha permesso di realizzare un processo automatizzato senza interruzioni, dal primo appuntamento del cliente alla classificazione del rischio e rilascio, oltre alla creazione dello storico di informazioni del cliente.
3. Robotic Process Automation
La Robotic Process Automation (RPA) è un elemento essenziale di una strategia di automazione intelligente completamente realizzata.
Con l’RPA, i “bot” entrano a far parte della forza-lavoro digitale. Mentre i bot svolgono processi ripetitivi con grandi volumi di dati, i dipendenti sono liberi di svolgere attività più complesse e ad alto valore.
Una soluzione RPA di successo consente di:
- analizzare processi velocemente, in maniera accurata e intuitiva;
- documentare automaticamente le fasi del processo;
- sfruttare strumenti low-code, drag-and-drop per costruire bot e creare processi di automazione efficienti;
- eseguire automazioni non presidiate o presidiate, garantendo il massimo utilizzo e scalabilità dei bot;
- orchestrare i bot utilizzando una dashboard per il monitoraggio in tempo reale e una gestione intuitiva.
Caso d’uso: le attività amministrative sono spesso le prime che un’azienda identifica come candidate per l’implementazione di soluzioni RPA, ma è possibile implementare funzionalità RPA a quasi tutte le attività che seguono lo stesso processo ogni volta.
Tra gli esempi, la risposta alle domande frequenti (FAQ) da parte del customer service, verificare l’accuratezza delle fatture sulla base di regole predefinite nella contabilità, la registrazione delle ore e delle assenze del personale nelle risorse umane e il monitoraggio delle consegne nella logistica.
4. Gestione delle Comunicazioni con il Cliente
La gestione delle comunicazioni con il cliente (Customer Communication Management - CCM) è una modalità veloce e potente per ottimizzare l’esperienza sia dei clienti che dei dipendenti; dopo tutto, la comunicazione è la chiave di ogni grande organizzazione.
Un sistema di gestione delle comunicazioni con il cliente consente di:
- categorizzare, taggare e riassumere i contenuti per un utilizzo più semplice;
- creare e distribuire automaticamente corrispondenza e documentazione personalizzate;
- veicolare in modo intelligente le comunicazioni alle persone giuste al momento giusto, nel formato o nell’interfaccia più adeguati.
Caso d’uso: alcuni anni fa, il sistema di posta del Dipartimento del Lavoro e dell'Industria americano era diventato obsoleto e processi importanti come la fornitura di un'assicurazione contro la disoccupazione erano macchinosi e inefficienti.
Tuttavia, una volta implementata una soluzione automatizzata di gestione delle comunicazioni con il cliente, il dipartimento ha visto una sensibile riduzione del tempo di attesa per il completamento del processo di merge, passando da ore a soli 10/15 minuti, e con risultati sensibilmente migliori.
Ad esempio, il dipartimento aveva utilizzato il merge con Microsoft Word per adattare ogni comunicazione a seconda dei destinatari; in questo modo, però, il personale poteva effettuare modifiche all’intero documento, compromettendo così l’integrità e la coerenza del marchio.
La soluzione CCM automatizzata ha risolto questo problema consentendo l’accesso solo alle parti essenziali dei documenti in cui gli utenti dovevano apportare modifiche. Tutti gli altri aspetti, come la dimensione del carattere, la posizione dell’indirizzo, ecc, rimangono bloccati per garantire la coerenza.
5. Conservazione ed Eliminazione Automatizzate di Documenti e Informazioni
Sanità, HR, Banche e assicurazioni sono settori che traggono sempre più vantaggio dalla conservazione ed eliminazione automatizzate dei documenti a causa dell’estrema quantità di gestione dei dati di cui hanno bisogno per rimanere conformi.
Se un’azienda archivia informazioni sensibili, riservate e/o soggette a normative, necessita di uno strumento del genere per la gestione dei dati.
La soluzione consente di:
- automatizzare tutte le attività di conservazione, comprese le approvazioni, il trasferimento in archivio, le conservazioni legali, l’archiviazione e l’eliminazione;
- fornisce audit trail difendibili per l'intero ciclo di vita dei dati;
- applicare norme e riferimenti di conservazione aggregati, aggiornati a tutti i documenti rilevanti;
- assicurarsi che i dati all’interno dei documenti archiviati nel sistema siano conformi;
- automatizzare la distruzione dei documenti secondo linee guida normative.
Caso d’uso: una famosa catena di negozi convenienti americana aveva un sistema di conservazione dei documenti poco efficiente che rendeva la gestione dei file dei dipendenti laboriosa e inefficiente per i suoi oltre 21.000 dipendenti.
Per far fronte a questa situazione, dopo aver testato le funzionalità di automazione intelligente nel dipartimento di contabilità, l’organizzazione ha esteso la soluzione al reparto HR.
La soluzione ha consentito al team HR di impostare policy di conservazione dei documenti che garantiscono che le informazioni siano conservate solo per il tempo necessario e, con la sicurezza basata sui ruoli, i dati sono più sicuri che mai.
La Strategia Pratica per Adottare l’Automazione Intelligente
L'automazione intelligente e le varie implementazioni pratiche sono concetti molto più ampi della semplice efficienza tecnologica.
In verità, sono funzionalità che consentono di migliorare la vita quotidiana e, di conseguenza, i risultati aziendali delle persone che lavorano all’interno di un’organizzazione.
L'automazione intelligente diventerà sempre più essenziale per il successo delle aziende in futuro, se vuoi scoprire di più invia una mail a cio@florence-consulting.it o chiama lo (055) 538-3250.
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