L'automazione delle attività legate alla contabilità fornitori è un elemento di differenziazione fondamentale nel mercato attuale e consente alle organizzazioni di avere successo a lungo termine mentre avanziamo verso la nuova normalità.
Questa affermazione non è una semplificazione eccessiva, ma piuttosto una logica semplice e chiara. Sebbene i reparti della contabilità dei fornitori (AP) siano storicamente lenti ad ottimizzare i processi tecnologici del settore, come tutti sappiamo, il 2020 ha accelerato il percorso di digital transformation di tante organizzazioni.
I reparti di contabilità (AP), le cui operazioni incidono direttamente sui profitti insieme alle vendite e alla contabilità clienti, hanno dovuto riorganizzare le funzioni critiche in tempo reale per supportare il personale che lavora da remoto, far fronte alle interruzioni della supply chain e gestire le relazioni con i clienti in un modo completamente nuovo.
Questa non è una nuova informazione. Ma ciò che i leader organizzativi stanno rapidamente riconoscendo è questo: la modalità di lavoro da remoto è entrata a far parte della nuova normalità.
Quattro Componenti Chiave per Avere Successo nella Nuova Normalità
La nuova normalità va oltre le misure di business continuity che abbiamo dovuto adottare immediatamente in ogni settore. Piuttosto che una misura temporanea, come molti pensavano all'inizio,
"... tra i CFO e i leader finanziari, il 49% afferma che il lavoro a distanza diventerà permanente per alcuni ruoli",
secondo un recente articolo di Forbes.
E l'urgente cambiamento nelle operazioni è stato significativo per comprendere lo stato di maturità digitale delle organizzazioni e l’impatto sulla salute dell'organizzazione.
Questo cambiamento ha immediatamente rivelato che le organizzazioni che avevano già iniziato a sfruttare le piattaforme cloud e l'automazione dei processi legati alla contabilità non hanno riscontrato difficoltà nell’adattarsi alla modalità di lavoro da remoto rispetto alle aziende che dipendono ancora da piattaforme legacy e processi manuali.
Ciò significa che trasformare opportunamente i processi manuali di contabilità con soluzioni di automazione digitali e cloud-first non è mai stato così importante mentre ci muoviamo in un mercato globale incerto.
Perché? Ecco quattro ragioni stilate da Hyland, leader nelle soluzioni per l’automazione dei processi aziendali.
1. Rafforzare i Rapporti con i Fornitori
Il brusco cambiamento a livello globale nella supply chain ha contribuito a mettere in risalto relazioni sane e reciprocamente vantaggiose, rispetto a quelle che mettono a rischio una parte.
E nel tentativo di proteggere il cash flow, le richieste dei fornitori ai reparti di contabilità sono aumentate del 22% secondo IOFM (Institute of Finance & Management), tassando il tempo dei lavoratori del settore che sono già a corto di soldi.
Poiché il flusso monetario è una delle principali preoccupazioni sia per le organizzazioni che per i fornitori da cui dipendono, l'elaborazione puntuale delle fatture è fondamentale per rafforzare tali relazioni.
Ciò è esponenzialmente più semplice con processi automatizzati che includono integrazioni chiave tra ERP e altri sistemi finanziari, nonché tutta la documentazione di supporto.
Con l'automazione, le fatture digitali sono disponibili con pochi clic sul sistema ERP, con parole chiave che indicano la loro posizione in termini di approvazioni e pagamento. Ciò consente al personale di rispondere immediatamente alle richieste, risolvere rapidamente eventuali problemi e rispettare le scadenze.
Inoltre, anziché fare affidamento su processi manuali per inserire i dei dati delle fatture, inoltrare le stesse per l'approvazione e la ricerca di documenti e informazioni chiave, i workflow digitali che iniziano digitalizzando e aggregando le fatture consentono una migliore gestione di tutto il processo.
Indipendentemente dalla modalità in cui i documenti sono ricevuti: che sia tramite posta, posta elettronica, fax, portale, scambio elettronico di dati (EDI) o protocollo di trasferimento file (FTP).
Dall'acquisizione alla convalida, i processi automatizzati riducono il numero di volte in cui una transazione viene gestita, riducendo i tempi del ciclo di approvazione delle fatture da giorni o settimane a ore.
2. Miglioramento del Tasso di Corrispondenza al Primo Passaggio, delle Percentuali di Elaborazione Diretta e del Costo per Fattura
Il processo inizia con l'acquisizione digitale delle fatture, sia che esse siano scansionate o inviate elettronicamente. L'acquisizione intelligente consente l'estrazione dei dati contenuti nelle fatture e sfrutta i dati ERP corrispondenti per rendere le fatture disponibili per una rapida elaborazione, senza la necessità di inserire manualmente le informazioni chiave.
Ciò consente al personale di concentrarsi sulle eccezioni, e non sulla ricerca di informazioni e documenti di supporto.
Questa tecnologia consente inoltre al personale che lavora da remoto di avere accesso immediato alle fatture e ai relativi contenuti direttamente dall'applicazione ERP, dalla posta in arrivo o dallo smartphone.
Secondo un recente articolo di Forbes:
"Automatizzando tali processi e digitalizzando i dati delle fatture, le PMI possono riallocare il tempo e i dipendenti per concentrarsi su altri aspetti del business, snellire i processi e aumentare del 90% il numero di fatture elaborate per dipendente a tempo pieno".
Inoltre, i tempi di elaborazione e il costo per fattura sono notevolmente ridotti.
"Un'azienda senza processi di fatturazione non automatizzati paga una media di 10 dollari per fattura. Le aziende che utilizzano la fatturazione automatica hanno una media di 2,07 dollari per fattura ",
"Implementando una soluzione per l’automazione, le aziende possono gestire fatture, fornitori, flussi di lavoro e metriche di gestione delle spese da remoto, in sicurezza e da qualsiasi parte del mondo",
secondo Forbes.
La differenza nei vantaggi dati da un migliore controllo della liquidità non può essere contestata nel mercato incerto di oggi. E semplicemente non c'è modo di stare al passo con le tecnologie digitali di oggi se le operazioni sono in gran parte manuali.
3. Migliorare la Visibilità per la Leadership
Le organizzazioni devono operare con l'agilità derivante da un ambiente digitale per gestire adeguatamente i rischi in rapida evoluzione. Ciò richiede una maggiore visibilità delle operazioni, della liquidità e delle spese, nonché avere informazioni aggiornate sullo stato delle relazioni con i fornitori chiave.
Ma i responsabili della contabilità di oggi hanno difficoltà a garantire visibilità sulle informazioni relative alle fatture al senior management, che fa affidamento su informazioni accurate e tempestive per prendere le decisioni migliori per l'organizzazione, secondo IOFM (Institute of Finance & Management).
I silos di dati e i processi manuali non consentono una visione completa di questi dati critici. Ciò contribuisce ad incrementare informazioni inesatte, incomplete o non aggiornate sulle fatture. E rende difficile il controllo della liquidità e la spesa.
Le adeguate soluzioni di automazione forniscono dashboard con grafici interattivi e regole di workflow che consentono ai manager di individuare i colli di bottiglia prima che diventino problemi, oltre a garantire che siano a conoscenza delle offerte di sconti per pagamenti anticipati prossimi alla scadenza.
Questa trasparenza consente alla leadership di avere accesso ai KPI in tempo reale e alle metriche critiche, anche dai propri dispositivi mobile.
Si tratta di fornire le informazioni sui dati e la flessibilità necessaria per gestire flussi impegnativi in termini di volume e adattarsi alle mutevoli esigenze guidate dal mercato.
4. Mitigazione del Rischio
Con l'88% del personale addetto alla contabilità fornitori che lavora da casa, il 25% dei responsabili è preoccupato per i crescenti rischi di frode e conformità, secondo IOFM.
“Il 25% dei leader è preoccupato per i crescenti rischi di frode e conformità”.
L'automazione elimina gran parte dell'onere del rischio di frode applicando regole e workflow digitali integrati per garantire visibilità, conservazione coerente dei record e conservazione sicura dei documenti.
Inoltre, l'automazione offre una sicurezza assoluta, proteggendo ogni stato dei dati, fermi, in transito o in uso.
La Buone Notizia? Puoi Automatizzare Rapidamente i Processi con gli Strumenti e gli Esperti di Oggi
Con la rapida crescita delle funzionalità di content service che ottimizzano le capacità delle operazioni odierne, molte organizzazioni scelgono di passare a modelli di servizi cloud e gestiti per un'automazione delle operazioni all'avanguardia.
I servizi gestiti per le operazioni di contabilità si occupano della manutenzione critica e dell'ottimizzazione della soluzione AP, aiutando le organizzazioni a ridurre i costi di amministrazione e fornendo supporto per la soluzione implementata, oltre a una varietà di risorse con la massima competenza per ottimizzarla continuamente.
Questo è un vantaggio significativo in un panorama digitale in rapida evoluzione. Significa che invece di dedicare le proprie risorse interne al supporto di aree chiave che includono amministrazione, integrazione, configurazione e sviluppo della soluzione, sono i servizi gestiti a occuparsi di tutto ciò.
L'automazione dei Processi è un Viaggio, non una Destinazione
Le operazioni AP non sono automatizzate? Semi-automatizzate? La modalità di lavoro in smart working non è temporanea, ormai fa parte della nuova normalità.
"Tra i CFO e i leader finanziari, il 40% afferma di voler accelerare l'uso dell'automazione durante il passaggio alla modalità di lavoro da remoto",
secondo Forbes.
La giusta soluzione di automazione ottimizza le capacità strategiche delle operazioni e i processi critici che una volta erano dispendiosi in termini di tempo, frustranti e soggetti a errori e ritardi diventano quelli che producono trasparenza e migliori controlli di cassa, il tutto riducendo i rischi.
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