I documenti sono come i container all’interno delle navi che si fanno strada lungo le rotte marittime internazionali. Trasportano merci preziose (dati) verso destinazioni importanti.
I dati si presentano sotto varie forme: dagli ordini di acquisto alle fatture, dai moduli di ammissione dei pazienti ai dati sensibili.
Molto spesso questi dati sono vitali per le operazioni quotidiane dell’azienda. Tuttavia, è probabile che circa l’80% di questi dati non siano strutturati, e quindi siano difficilmente accessibili.
Solitamente, in azienda sono presenti dipendenti che hanno il compito di elaborare manualmente questi documenti. Le organizzazioni sanno però che esistono una serie di processi automatizzati che consentono ai dipendenti di concentrarsi su attività più complesse.
Soluzioni tecnologiche innovative sono in grado di eliminare le attività manuali per processare i dati accelerando così tutti i processi.
I CIO hanno la responsabilità di portare innovazione tecnologica in aziende e dipartimenti governativi. Secondo il report IDG “State of the CIO”, questo ruolo sta assumendo un focus sempre più strategico.
Quasi il 90% dei CIO intervistati, ha affermato di essere sempre più coinvolto nelle principali iniziative di digital transformation. Inoltre, sono allineati con altre iniziative aziendali importanti come efficienza operativa e customer experience.
Ecco le 11 domande che i CIO dovrebbero porsi quando si parla di digital transformation e documenti digitali:
- Quanto potrebbe risparmiare l’azienda in termini di costi sbloccando dati non strutturati nei documenti?
- Quanto costa all'azienda gestire ed elaborare manualmente i documenti ogni anno? Potremmo utilizzare un software per automatizzare i processi e ridurre tali costi?
- Quante sono le persone coinvolte nell’attività di inserimento dati e gestione dei documenti? Quante ne potremmo spostare su attività a più alto valore aggiunto?
- Esistono sedi distaccate che duplicano risorse causando lavoro extra, rischi e ritardi?
- È possibile migliorare soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti riducendo le attività manuali associate alla gestione dei documenti?
- Con una soluzione per l’acquisizione di dati il volume di documenti elaborati aumenterebbe significativamente?
- Quali informazioni preziose all’interno dei documenti potrebbero essere acquisite e sfruttate da più dipartimenti aziendali per aumentare la soddisfazione dei clienti?
- Come possiamo ridurre il rischio e migliorare la conformità riducendo gli errori inerenti alla gestione dei documenti?
- E se fosse possibile automatizzare la corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto invece di farlo manualmente?
- Come possiamo estrapolare in modo efficiente i dati dai documenti all’interno dei sistemi ERP, CRM e HCM?
- E se esistesse un modo migliore di gestire tutti i documenti in azienda? E se i nostri concorrenti lo avessero trovato prima di noi?
Ephesoft è una soluzione di Document Capture innovativa e 100% web-based che consente l'identificazione dei documenti da qualsiasi fonte (carta, fax, contenuti digitali, email) e l'estrazione automatica di dati ed informazioni da utilizzare in tutti i flussi documentali e processi aziendali.
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